Osobné údaje sa spracúvajú v súlade s právnymi predpismi o ochrane údajov. Vedieme evidenciu prijatých oznámení, ktorá obsahuje: a) dátum prijatia oznámenia; b) meno, priezvisko, dátum narodenia a kontaktnú adresu oznamovateľa, ak je známy; c) zhrnutie obsahu oznámenia a identifikáciu osoby, voči ktorej bolo oznámenie podané, ak je známa; d) dátum ukončenia posudzovania opodstatnenosti oznámenia alebo preverenia oznámenia zodpovednou osobou a výsledok posúdenia. Prijaté oznámenia sa uchovávajú po dobu 3 rokov od ich prijatia.

V prípade oznámení podaných prostredníctvom vnútorného systému preverovania oznámení majú k registru prístup len zodpovedné osoby.

Ochrana oznamovateľa v rámci trestného alebo správneho konania podľa § 3 a § 5 Zákona

Oznamovateľ má možnosť pri oznámení závažnej protispoločenskej činnosti, ktorá je trestným činom, podať žiadosť o poskytnutie ochrany prokuratúre.

V prípade oznámenia závažnej protispoločenskej činnosti, ktorá je správnym deliktom, môže oznamovateľ žiadať o poskytnutie ochrany príslušný správny orgán.

Žiadosť o ochranu môže oznamovateľ podať písomne, alebo ústne do zápisnice priamo prokurátorovi, alebo správnemu orgánu príslušnému na konanie o správnom delikte. Ak by sa žiadosť adresovala inému, nepríslušnému, orgánu, ten žiadosť postúpi na príslušný orgán, či prokurátorovi.

Žiadosť musí obsahovať

•       meno, priezvisko, dátum narodenia a pobyt oznamovateľa

•       miesto výkonu jeho práce a označenie jeho zamestnávateľa;

•       ak oznamovateľ žiada o ochranu pre blízku osobu, uvádza aj údaje o blízkej osobe, ak je táto tiež v pracovnoprávnom vzťahu k tomu istému zamestnávateľovi, alebo zamestnávateľovi, ktorý je závislou osobou k zamestnávateľovi oznamovateľa.

Ochrana oznamovateľa pred účinnosťou pracovnoprávneho úkonu podľa § 12 Zákona

Oznamovateľ môže žiadosťou adresovanou Úradu na ochranu oznamovateľov („Úrad“) žiadať v lehote do 15 dní odo dňa, keď sa oznamovateľ dozvedel o pracovnoprávnom úkone (napr. doručenie výpovede), aby Úrad pozastavil účinnosť pracovnoprávneho úkonu (napr. výpovede po podaní oznámenia).

Oznamovateľ sa ale pritom musí domnievať, že takýto úkon zamestnávateľa má súvis s urobením oznámenia, pričom oznamovateľ s týmto úkonom nesúhlasí. V konaní pred Úradom následne zamestnávateľ preukazuje, či úkon mal súvis s oznámením protispoločenskej činnosti.

Úrad bezodkladne pozastaví účinnosť takého pracovnoprávneho úkonu (napr. výpovede), ak sú na to splnené podmienky – žiadosť podal oznamovateľ v uvedenej lehote 15 dní a ak zamestnávateľ nepreukázal Úradu, že úkon nesúvisel s oznámením o protispoločenskej činnosti.

Úrad v takom prípade doručí oznamovateľovi a zamestnávateľovi rozhodnutie o priznaní ochrany vo forme potvrdenia o pozastavení účinnosti pracovnoprávneho úkonu. V opačnom prípade Úrad doručí písomné oznámenie o nepriznaní ochrany.

Úrad oznamovateľa písomne poučí o možnosti podať na súd návrh na nariadenie neodkladného opatrenia. Ochrana, teda pozastavenie účinnosti pracovnoprávneho úkonu (napr. výpovede) platí 30 dní od doručenia potvrdenia o jej priznaní. Táto sa predĺži podaním návrhu na nariadenie neodkladného opatrenia oznamovateľom na súd.