Algemene inkoopvoorwaarden

FACTUURRICHTLIJN SCANIA

De factuurrichtlijn bevat de minimaal vereiste informatie die vermeld moet worden op leveranciersfacturen die naar SCANIA-bedrijven, -eenheden en -filialen (hier SCANIA) worden gestuurd. Opdat een factuur voldoet aan deze richtlijn, is alle informatie vereist die vermeld wordt in de vier onderstaande secties.

Vereiste informatie

1. Informatie over leverancier

1. Volledige bedrijfsnaam leverancier

2. Adres leverancier

3. Referentiegegevens en contactgegevens van de leverancier, inclusief e-mail

4. Betalingsgegevens, inclusief betalingsvoorwaarden volgens contract/order of afroep

5. Bankgegevens, waaronder rekeningnummers, IBAN, SWIFT/BIC-codes of gelijkwaardig

6. Kamer van Koophandel en BTW-nummer (Overheden, Verenigingen, Stichtingen moeten geen BTW-nummer vermelden)

2. SCANIA informatie

1. Volledige bedrijfsnaam SCANIA

2. SCANIA factuuradres en afleveradres. SCANIA heeft twee verschillende soorten adressen:

(1) Factuuradres 

(2) Afleveradres

3. SCANIA Informatie:

(1) Inkoopordernummer en/of 

(2) Overeenkomstnummer

(3) Dossiernummer, indien Scania Assistance

(4) Referentie of naam Scania contactpersoon (inclusief afdeling of kostenplaats)

3. Algemene factuurgegevens

1. Het woord "INVOICE" of "CREDIT" moet op de factuur worden vermeld. Bij "Krediet" moet de factuur een duidelijke verwijzing naar de originele factuur bevatten, met het exacte factuurnummer met nullen, streepjes en regels.

2. Een uniek factuurnummer

3. Factuurdatum

4. Nummer leveringsbon (indien leveringsbon bestaat), leveringsdatum en plaats van verzending specifiek voor goederen

5. Hoeveelheid van de goederen of dienst, eenheidsprijs, totale prijs per artikel en totaalbedrag op de factuur

6. SCANIA of onderdeelnummer van de leverancier, zoals vermeld in de inkooporder. De artikelomschrijving moet duidelijk het product of de dienst identificeren en bij voorkeur "goederen" of "dienst" vermelden.

7. Valuta:

- Specificatie van valuta

- De factuur heeft dezelfde valuta als de inkooporder

- De factuur moet in slechts één valuta worden opgesteld (zie de zesde BTW-richtlijn 2006/112/EG voor uitzonderingen). 

4. Overige eisen

1. Alle andere communicatie met betrekking tot facturen of betalingen moet in het Engels naar het volgende e-mailadres worden gestuurd: ap.co.blx@scania.com

2. Slechts één factuur per order opmaken, d.w.z. niet één factuur uitreiken met meerdere orders tenzij anders overeengekomen

3. We accepteren alleen originele facturen in pdf-formaat, zorg ervoor dat alle adressen correct zijn en stuur ze als volgt op:

4. Bijlagen bij facturen moeten altijd in xlsx-formaat zijn

5. Handgeschreven of papieren facturen kunnen niet worden verwerkt

6. Betalingstermijn; 60 dagen volgens artikel 6 van de algemene inkoopvoorwaarden van Scania (tenzij anders overeengekomen en gespecificeerd in een contract);

Gewenste informatie

1. Facturen worden bij voorkeur in het Engels opgesteld.

2. Vermeld voor de export van goederen bij voorkeur de intrastate code op de factuur. Tariefcode, Taric-code, GN-code of douane-code zijn andere termen voor intrastate code.

WAAROM IS DE SCANIA FACTUURRICHTLIJN BELANGRIJK?

Het doel van deze richtlijn is ervoor te zorgen dat SCANIA facturen en betalingen efficiënt kan verwerken om vertragingen te voorkomen en de administratie voor alle partijen tot een minimum te beperken. Dit alles in overeenstemming met de betalingsvoorwaarden die SCANIA en haar leveranciers zijn overeengekomen en om te voldoen aan de Europese en nationale wetgeving.

NIET NALEVEVING VAN DEZE RICHTLIJN

Als een factuur niet in overeenstemming is met deze richtlijn, onvolledig (bijv. ontbrekende pagina's of bijlagen) of onleesbaar is, behouden wij ons het recht voor om de factuur te weigeren aan de leverancier met relevante informatie over waarom de factuur niet in overeenstemming is en een verzoek om de factuur aan te passen en opnieuw aan ons te sturen. We garanderen geen betaling voor een niet-conforme factuur.  

BETALINGEN

Betalingen worden alleen uitgevoerd voor goedgekeurde facturen of volledig overeenstemmende facturen waarvan de prijs en levering overeenkomen met de schriftelijke aankooporder en die opeisbaar zijn voor betalingen. 

OPMERKINGEN OVER ADRESSEN EN SCANIA-REFERENTIE

Omdat SCANIA een groot bedrijf is met meerdere filialen, is het van het grootste belang dat factuuradres en afleveradres gescheiden zijn. Zorg ervoor dat op de factuur de juiste adressen worden vermeld die te vinden zijn onder paragraaf 4. "Vereisten" van dit document en die vermeld staan op de inkooporder van SCANIA. Indien de factuur geen volledig en correct SCANIA factuuradres bevat, wordt de factuur als niet-conform beschouwd en is betaling bijgevolg niet gegarandeerd.

Het is van het grootste belang dat de factuur een correct SCANIA-ordernummer of referentiepersoon (volledige naam samen met afdeling of kostenplaats) bevat. Als de factuur geen SCANIA-ordernummer of -referentiepersoon bevat, wordt de factuur als niet-conform beschouwd en is betaling dus niet gegarandeerd. 

SCANIA GEEFT DE VOORKEUR AAN ELEKTRONISCHE FACTUREN

Om te evolueren naar duurzaamheid en om de administratieve kosten voor het verwerken van facturen te minimaliseren, raadt SCANIA alle partijen aan om processen op basis van elektronische oplossingen aan te passen. Als u als leverancier papieren facturen naar SCANIA stuurt, verzoeken wij u om in plaats daarvan een elektronische factuuroplossing te implementeren. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met bnl.purchase@scania.com.

VRAGEN

Indien u vragen heeft over de Factuurrichtlijn, kan u contact met ons opnemen via e-mail bnl.purchase@scania.com.