PERSOONSGEGEVENS DIE WIJ VERWERKEN
Welke persoonsgegevens we verzamelen, hangt af van uw relatie met Scania. In de onderstaande gedeelten kunt u meer informatie vinden over de persoonsgegevens die wij voor verschillende doeleinden verzamelen.
- Klant
- Chauffeur / Bestuurder
- Werknemer
- Zakenpartner / Leverancier
- Bezoeker
- Burger
- Kandidaat
Welke persoonsgegevens verwerkt Scania van u als klant?
Wanneer u en/of uw werknemers een product en/of dienst bestellen, verwerken wij uw contactgegevens om met u te communiceren en de aangevraagde producten en diensten te leveren. Wanneer u zelfstandig ondernemer bent, worden alle gegevens die we over uw bedrijf verwerken, beschouwd als persoonsgegevens.
Waarom verwerken we uw persoonsgegevens? |
Welke categorieën persoonsgegevens verwerken we? |
Wettelijke basis |
Om een database van potentiële klanten te creëren, bijvoorbeeld door gegevens van derden te gebruiken. |
|
Gerechtvaardigd belang |
Om een offerte te doen |
|
Gerechtvaardigd belang |
Om een contract na te komen |
|
Contractuele verplichting |
Om diensten en ondersteuning te bieden en om contractuele verplichtingen op te volgen |
|
Contractuele verplichting |
Om u te informeren over updates, producten en diensten waarvan we denken dat die interessant voor u zijn |
|
Gereguleerd door de marketingwetten per land |
Om te bepalen hoe tevreden u bent over onze prestaties en met onze producten en diensten, met inbegrip van uw deelname aan onderzoeken |
|
Gerechtvaardigd belang |
Corrigerende maatregelen nemen |
|
Gerechtvaardigd belang of contractuele verplichting |
Het analyseren, verbeteren van de kwaliteit en het ontwikkelen van producten, diensten en onze organisatie |
|
Gerechtvaardigd belang |
Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en legitieme verzoeken van wetshandhavingsinstanties en andere autoriteiten |
|
Wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang
|
Om gevraagde informatie en relevante updates aan u te verstrekken. |
|
Gerechtvaardigd belang/Gereguleerd door de marketingwetten per land |
Welke persoonsgegevens verwerkt Scania van u als chauffeur/bestuurder?
U bestuurt een Scania-voertuig of u bedient een machine met een Scania-onderdeel
Wij verzamelen verschillende soorten operationele gegevens van het voertuig, de motor, de aanhangwagen, de opbouw en andere producten die wij verkopen, zoals brandstofverbruik, rijpatronen, geolocatie, foutcodes enz. Al deze gegevens worden persoonsgegevens wanneer we kunnen vaststellen wie het voertuig bestuurt of de machine bedient.
We verwerken deze gegevens om, bijvoorbeeld:
- de door de klant gevraagde diensten te leveren
- op verzoek entertainmentdiensten in het voertuig te leveren
- diagnostiek op afstand uit te voeren en reparatie en onderhoud te plannen
- ondersteuning te bieden
- contractuele verplichtingen na te komen
- de kwaliteit te analyseren en te verbeteren en bestaande alsmede nieuwe producten, diensten alsook onze organisatie te ontwikkelen.
- te voldoen aan wettelijke verplichtingen en rechtmatige verzoeken van wetshandhavingsinstanties en andere autoriteiten.
- u informeren over relevante updates
De gegevens die wij verzamelen worden ofwel door uw werkgever verstrekt, ofwel uit het voertuig, de motor, de aanhangwagen, de bovenbouw of andere producten gehaald, ofwel aangemaakt in onze IT-systemen die u gebruikt.
U neemt deel aan een door Scania georganiseerde chauffeurswedstrijd
Wanneer u wilt deelnemen aan een door Scania georganiseerde chauffeurswedstrijd, moeten we een aantal persoonsgegevens van u verzamelen (zoals uw naam en uw contactgegevens) om uw registratie en uw deelname aan de wedstrijd te verwerken. Deze persoonsgegevens worden rechtstreeks door u aangeleverd.
U hebt pech onderweg en u neemt contact op met Scania Assistance
Wanneer u pech onderweg hebt en u wilt contact met ons opnemen voor pechhulp, moeten we uw persoonsgegevens verwerken om u te kunnen identificeren, uw pechgeval te begrijpen, hulp te bieden en contact met u op te nemen om doorlopend met u over uw hulpvraag te kunnen communiceren.
Waarom verwerken we uw persoonsgegevens? |
Welke categorieën persoonsgegevens verwerken we? |
Wettelijke basis |
Retentie |
|
Employer branding |
||||
Om Scania te marketen onder huidige medewerkers |
|
Toestemming |
Maximaal twee jaar na het evenement |
|
Om een fictief profiel te creëren, om toekomstige competenties beter te begrijpen en aan te trekken |
|
Gerechtvaardigd belang |
Tot het einde van de sollicitatiegesprekperiode, maximaal drie maanden |
|
Werving |
||||
Om de kandidatendatabase te beheren, om kandidaten te koppelen aan functies binnen de Scania Group, inclusief het creëren van een vacature, reclame, het screenen van kandidaten uit zowel sollicitaties als kandidatenpools, beoordeling, sollicitatiegesprekken en aanbiedingen |
|
Gerechtvaardigd belang
|
In overeenstemming met de lokale wet- en regelgeving van de wervende Scania-rechtspersoon |
|
Om achtergrondcontroles op sollicitanten uit te voeren |
|
Toestemming |
14 dagen |
|
Om tests op sollicitanten uit te voeren |
|
Toestemming |
Maximaal 30 dagen na beëindiging van het gebruikersaccount of 24 maanden na de laatste activiteit van de gebruiker in het systeem |
|
Om te gebruiken voor toekomstige werving |
|
Toestemming |
Maximaal 24 maanden vanaf de laatste bewerking van persoonlijke informatie |
|
Om arbeidsovereenkomsten voor te bereiden en aan te gaan |
|
Toestemming |
Maximaal 10 jaar |
|
Om de onboarding van succesvolle kandidaten voor te bereiden |
|
Contractuele verplichting |
Maximaal 90 dagen nadat onboarding is voltooid |
|
Om het delen van ervaringen tussen Scania-stagiairs via het TRATON Trainee Network mogelijk te maken |
|
Gerechtvaardigd belang
|
Drie jaar na het beëindigen van het traineeprogramma
|
|
Beheer van personeel en dienstbetrekkingen |
||||
Om wereldwijde ondersteuning te bieden aan HR-systemen |
|
Gerechtvaardigd belang |
Maximaal 2 jaar na gesloten support case of 90 dagen na beëindiging van het dienstverband | |
Om het HR Service Centre in staat te stellen vragen van HR-managers, managers, werknemers en externe autoriteiten met betrekking tot werknemers te ontvangen en te beantwoorden |
|
Gerechtvaardigd belang | Maximaal 2 jaar na het sluiten van een ondersteuningszaak of 30 dagen na het einde van het dienstverband | |
Om nieuwe werknemers te registreren en wijzigingen gedurende het dienstverband administratief te beheren |
|
Contract | 24 maanden na beëindiging van het dienstverband | |
Om HR-gerelateerde documenten te archiveren |
|
Wettelijke verplichting | Maximaal 10 jaar na beëindiging van het dienstverband | |
Om bedrijfsauto’s af te handelen en op te volgen |
|
Gerechtvaardigd belang | 10 jaar vanaf betaald salaris | |
Om het gebruik van elektrische fietsen te beheren en op te volgen |
|
Gerechtvaardigd belang | Maximaal 10 dagen | |
Om elektronisch rijgegevens van bedrijfsauto's af te handelen en op te volgen |
|
Gerechtvaardigd belang | Maximaal 90 dagen | |
Om boekingen te beheren in Scania-trainingsfaciliteiten |
|
Contract | ||
Om personeelsvervoer van Scania te boeken, te beheren en op te volgen |
|
Gerechtvaardigd belang | 1 maand en 1 week | |
Om Scania-accommodatie te beheren |
|
Contract | Vanaf de laatste dag van het contract worden de persoonsgegevens één jaar bewaard. Persoonsgegevens over expats worden vijf jaar bewaard. In het geval dat de huurder een huurschuld heeft aan Scania, worden de persoonsgegevens bewaard totdat de schuldsituatie is opgelost | |
Om Scania-postpakketten te beheren |
|
Gerechtvaardigd belang | ||
Om betalingen en facturering van betalingen van Scania aan restaurants te beheren en af te stemmen |
|
Gerechtvaardigd belang | De gegevens worden na 12 maanden van inactiviteit geanonimiseerd |
|
Om programma's te beheren voor topmanagers en andere belangrijke functies |
|
Gerechtvaardigd belang | Maximaal 10 jaar | |
Om de levenscyclus van het dienstverband te beheren om werknemers en managers te ondersteunen |
|
Gerechtvaardigd belang | 60 maanden na beëindiging van het dienstverband of volgens lokale wettelijke vereisten | |
Wettelijke verplichtingen nakomen |
||||
Om vragen van autoriteiten of andere instellingen zoals het Zweedse Sociale Verzekeringsagentschap, de handhavingsautoriteit, banken, AFA, politie, nalatenschappen enz. te kunnen beantwoorden. |
|
Gerechtvaardigd belang | Totdat de vraag is beantwoord | |
Om kwesties rond achterblijvende prestaties te beheren | Gegevens over IT-gebruik Verlof, vakantie en werkuren Leeftijd, geboortedatum Thuisadres Professionele organisatie Opleiding en vaardigheden Arbeidsgegevens Persoonlijk identificeerbare gegevens Gezondheidsrapporten en medische certificaten Geïdentificeerde ziekte en psychologische toestand Gegevens over gedrag en prestaties Professionele ervaring Financiële gegevens Andere speciale categoriegegevens (advies, etniciteit, enz.) |
Wettelijke verplichting | Tot beëindiging van het dienstverband en tijdens verjaringstermijn in lokale arbeidswetgeving | |
Om individuele kwesties met betrekking tot wangedrag te beheren |
|
Wettelijke verplichting | Tot beëindiging van het dienstverband en tijdens verjaringstermijn in lokale arbeidswetgeving | |
Om met vakbonden te onderhandelen over arbeidskwesties en bedrijfskwesties |
|
Wettelijke verplichting | ||
Om het herplaatsingsproces voor personen te beheren vanwege medische, gedrags-, prestatie- of organisatorische redenen |
|
Wettelijke verplichting | Totdat het proces is afgesloten en verplichtingen in het kader van wettelijke en contractuele verplichtingen zijn nagekomen. | |
Om individuele revalidatiekwesties te beheren |
|
Wettelijke verplichting | Twee jaar nadat revalidatie is afgesloten | |
Personeels- en salarisadministratie | ||||
Om salarisbeoordelingen en salarisherzieningen voor werknemers uit te voeren |
|
Wettelijke verplichting | 10 jaar na betaald salaris | |
Om het kernproces voor salarisadministratie bij Scania te beheren |
|
Contract | 10 jaar na betaald salaris | |
Om ondersteuning voor salarisadministratiesystemen te beheren |
|
Gerechtvaardigd belang | 10 jaar na betaald salaris |
|
Om jaarlijkse vergoedingsbeoordelingen uit te voeren |
|
Gerechtvaardigd belang | 10 jaar na salarisverhoging |
|
Om individuele pensioenen en uitkeringen te verstrekken en te beheren |
|
Gerechtvaardigd belang | Maximaal 24 maanden, behalve het arbeidsnummer en PID-nummer, die tijdens het dienstverband worden opgeslagen |
|
Om individuele pensioenen en uitkeringen voor leidinggevenden en expats te verstrekken en te beheren |
|
Contract | Totdat het dienstverband eindigt en zolang de verzekering/het pensioen van de betrokkene wordt betaald, inclusief betalingen aan begunstigden |
|
Om facturering en rapportage van pensioenen en uitkeringen te beheren |
|
Wettelijke verplichting | 10 jaar nadat de betrokkene is overleden. Als er begunstigden zijn, worden de gegevens opgeslagen tot 10 jaar nadat de begunstigden zijn overleden | |
Om beurzen te verstrekken en te beheren |
|
Toestemming | De sollicitatie wordt twee maanden bewaard. Beslissing over toegekende studiebeurs wordt twee jaar bewaard | |
Om de Scania-resultaatbonus te beheren |
|
Gerechtvaardigd belang | 10 jaar vanaf uitbetaling | |
Werkomgeving en gezondheid |
||||
Om medische onderzoeken uit te voeren met betrekking tot werknemers en verwante personen voor expatmissies |
|
Contract | 10 jaar vanaf de laatste invoer in het patiëntendossier |
|
Om te filmen en te fotograferen voor ergonomische risicobeoordelingen |
|
Wettelijke verplichting | Maximaal drie maanden bij het uitvoeren van risicobeoordelingen. Films die in trainingen worden gebruikt, worden opgeslagen zolang de training wordt gebruikt | |
Om medische onderzoeken met betrekking tot werknemers uit te voeren voorafgaand aan zakenreizen op korte termijn |
|
Gerechtvaardigd belang | 10 jaar vanaf de laatste invoer in het patiëntendossier | |
Om werkincidenten te rapporteren, te beheren en te analyseren |
|
Wettelijke verplichting | Bewaartijd is ingesteld voor persoonsgegevens volgens de lokale wetgeving voor werkomgevingen | |
Om het werkvermogen en de gezondheid van werknemers te beoordelen om maatregelen voor een betere gezondheidszorg te kunnen nemen |
|
Gerechtvaardigd belang | 10 jaar vanaf de laatste invoer in het patiëntendossier | |
Om nieuwe gezondheidsonderzoeken uit te voeren om uit te vinden of er medische obstakels zijn voor het uitvoeren van de functie waarop een kandidaat heeft gesolliciteerd |
|
Gerechtvaardigd belang | Naam, e-mailadres, afdeling en manager worden één jaar bewaard. Medische gegevens worden 10 jaar na de laatste invoer in het patiëntendossier bewaard | |
Om willekeurige drugtests uit te voeren onder werknemers en hen hulp te bieden in geval van verslaving |
|
Gerechtvaardigd belang | Maximaal 10 jaar na laatste invoer in het patiëntendossier in geval van een positieve test. Maximaal zes maanden bij negatieve test | |
Planning en opvolging |
||||
Om een competentie-inventaris op te bouwen en bij te houden ter ondersteuning van de strategische personeelsplanning binnen de Scania Group |
|
Gerechtvaardigd belang | Maximaal 10 jaar of in overeenstemming met lokale wetgeving | |
Om carrièreplanning en beoordeling van vaardigheden mogelijk te maken om hiaten in vaardigheden en competenties vast te stellen door huidige en potentiële toekomstige functies te vergelijken |
|
Gerechtvaardigd belang | 60 maanden na beëindiging van het dienstverband of volgens lokale wettelijke vereisten | |
Om de barometer voor werknemerstevredenheid uit te voeren |
|
Gerechtvaardigd belang | Totdat de gegevens zijn samengevoegd en geanonimiseerd, voordat rapportage plaatsvindt | |
Om aan HR gerelateerde statistieken uit te voeren voor opvolging en als basis voor aan HR gerelateerde beslissingen |
|
Gerechtvaardigd belang | Totdat de pensioentoezegging is nagekomen Persoonsgegevens worden samengevoegd en geanonimiseerd voordat rapportage plaatsvindt |
|
Om aan HR gerelateerde analyses uit te voeren, als basis voor aan HR gerelateerde beslissingen |
|
Gerechtvaardigd belang | ||
Om enquêtes uit te voeren om werknemers te kunnen behouden en aan te trekken |
|
Gerechtvaardigd belang | Persoonsgegevens worden opgeslagen totdat de enquêtes zijn bijgewerkt en opnieuw worden gelanceerd, maximaal 10 jaar | |
Om talentoverschrijdend te identificeren en te ontwikkelen |
|
Gerechtvaardigd belang | Maximaal twee jaar na einde van proces | |
Om opvolgingsplanning en -beheer mogelijk te maken | Leeftijd, geslacht en nationaliteit Professionele organisatie Arbeidsgegevens Opleiding en vaardigheden Persoonlijk identificeerbare gegevens Gegevens over gedrag en prestaties Professionele ervaring |
Gerechtvaardigd belang | Maximaal 60 maanden na beëindiging van het dienstverband of volgens lokale wettelijke voorschriften | |
Leren en ontwikkeling |
||||
Om werknemers in staat te stellen digitale certificaten te delen |
|
Gerechtvaardigd belang | Zolang de werknemer de dienst gebruikt | |
Om prestatiebeoordelingen van werknemers uit te voeren |
|
Gerechtvaardigd belang | Twee jaar na beoordeling, maar maximaal tot het einde van het dienstverband | |
Om werknemers in staat te stellen leeractiviteiten te delen en anderen te volgen op leerplatforms |
|
Gerechtvaardigd belang | Maximaal 10 jaar | |
Om trainingsactiviteiten te beheren en te coördineren |
|
Gerechtvaardigd belang | Maximaal 10 jaar | |
Om trainingsactiviteiten te implementeren en te evalueren |
|
Gerechtvaardigd belang | Maximaal 1 jaar | |
Om ontwikkelingsplannen voor werknemers op te stellen en op te volgen |
|
Gerechtvaardigd belang | Eén jaar na beëindiging van het dienstverband | |
Om toekomstige leiders te trainen en hun netwerk te verbeteren |
|
Gerechtvaardigd belang | Einde van dienstverband | |
Reisbeheer en expatriëring |
||||
Om het expatriëringsproces voor werknemers en verwante personen te beheren |
|
Contract |
Maximaal 10 jaar | |
Om reisfacturen en het onkostenproces te beheren |
|
Gerechtvaardigd belang | Zeven jaar in totaal | |
Om reisbeheeranalyses uit te voeren |
|
Gerechtvaardigd belang | Maximaal vijf jaar | |
Andere verwerking |
||||
Om toegang te verlenen tot onze IT-systemen en om onze systemen bij te werken, te verbeteren en/of uit te wisselen |
|
Gerechtvaardigd belang | In overeenstemming met de lokale wetgeving | |
Om veiligheidsprocessen en -routines te volgen in geval van nood |
|
Gerechtvaardigd belang of bescherming van uw vitaal belang | ||
Om medewerkers en bedrijfsmiddelen te beschermen |
|
Gerechtvaardigd belang | ||
Om persoonsgegevens aan derden over te dragen om u te identificeren als een werknemer van Scania en om u in staat te stellen uw werkzaamheden uit te voeren |
|
Gerechtvaardigd belang | ||
Om de kwaliteit van nieuwe producten en diensten te analyseren, verbeteren en te ontwikkelen |
|
Gerechtvaardigd belang | ||
Om u de door u gevraagde informatie en relevante updates te verstrekken |
|
Gerechtvaardigd belang | ||
Om te voldoen aan licenties van open-source programma's |
|
Contractuele verplichting | ||
Beëindiging van het dienstverband |
||||
Om HR en managers te ondersteunen met juridisch advies over beëindiging van het dienstverband |
|
Wettelijke verplichting | ||
Om werknemers buiten dienst te stellen en een goed vertrek en een gestructureerde kennisoverdracht te garanderen |
|
Gerechtvaardigd belang | ||
Om redundantie af te handelen volgens wettelijke voorschriften en gemeenschappelijke processen |
|
Wettelijke verplichting | Maximaal twee jaar na beëindiging van het dienstverband. Gegevens over arbeidstijd worden bewaard tot de pensioengerechtigde leeftijd is bereikt |
Welke persoonsgegevens verwerkt Scania van u als werknemer?
Als werkgever verwerkt Scania persoonlijke gegevens van sollicitanten, werknemers, consultants en voormalige werknemers.
Wanneer u solliciteert naar een functie bij Scania, vragen wij u een aantal persoonlijke gegevens te verstrekken om uw sollicitatie te verwerken en, indien u wordt aangenomen, uw arbeidsovereenkomst op te stellen.
Gedurende uw diensttijd bij Scania worden uw persoonsgegevens verwerkt:
- voor administratieve doeleinden,
- voor het nakomen van onze wettelijke verplichtingen als werkgever
- voor het realiseren van ons gerechtvaardigd belang om:
- het werk te sturen, te evalueren en te plannen
- medewerkers en bedrijfsmiddelen te beschermen
- medewerkers te contacteren en te informeren
- transparant te zijn tegenover onze eigenaren en het publiek
Nadat u ons bedrijf hebt verlaten, worden er nog beperkte hoeveelheden persoonsgegevens verwerkt om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, bijvoorbeeld persoonsgegevens die aangeven hoelang u bij ons in dienst bent geweest.
Waarom verwerken we uw persoonsgegevens? |
Welke categorieën persoonsgegevens verwerken we? |
Wettelijke basis |
Retentie |
|
Employer branding |
||||
Om Scania te marketen onder huidige medewerkers |
|
Toestemming |
Maximaal twee jaar na het evenement |
|
Om een fictief profiel te creëren, om toekomstige competenties beter te begrijpen en aan te trekken |
|
Gerechtvaardigd belang |
Tot het einde van de sollicitatiegesprekperiode, maximaal drie maanden |
|
Werving |
||||
Om de kandidatendatabase te beheren, om kandidaten te koppelen aan functies binnen de Scania Group, inclusief het creëren van een vacature, reclame, het screenen van kandidaten uit zowel sollicitaties als kandidatenpools, beoordeling, sollicitatiegesprekken en aanbiedingen |
|
Gerechtvaardigd belang
|
In overeenstemming met de lokale wet- en regelgeving van de wervende Scania-rechtspersoon |
|
Om achtergrondcontroles op sollicitanten uit te voeren |
|
Toestemming |
14 dagen |
|
Om tests op sollicitanten uit te voeren |
|
Toestemming |
Maximaal 30 dagen na beëindiging van het gebruikersaccount of 24 maanden na de laatste activiteit van de gebruiker in het systeem |
|
Om te gebruiken voor toekomstige werving |
|
Toestemming |
Maximaal 24 maanden vanaf de laatste bewerking van persoonlijke informatie |
|
Om arbeidsovereenkomsten voor te bereiden en aan te gaan |
|
Toestemming |
Maximaal 10 jaar |
|
Om de onboarding van succesvolle kandidaten voor te bereiden |
|
Contractuele verplichting |
Maximaal 90 dagen nadat onboarding is voltooid |
|
Om het delen van ervaringen tussen Scania-stagiairs via het TRATON Trainee Network mogelijk te maken |
|
Gerechtvaardigd belang
|
Drie jaar na het beëindigen van het traineeprogramma
|
|
Beheer van personeel en dienstbetrekkingen |
||||
Om wereldwijde ondersteuning te bieden aan HR-systemen |
|
Gerechtvaardigd belang |
Maximaal 2 jaar na gesloten support case of 90 dagen na beëindiging van het dienstverband | |
Om het HR Service Centre in staat te stellen vragen van HR-managers, managers, werknemers en externe autoriteiten met betrekking tot werknemers te ontvangen en te beantwoorden |
|
Gerechtvaardigd belang | Maximaal 2 jaar na het sluiten van een ondersteuningszaak of 30 dagen na het einde van het dienstverband | |
Om nieuwe werknemers te registreren en wijzigingen gedurende het dienstverband administratief te beheren |
|
Contract | 24 maanden na beëindiging van het dienstverband | |
Om HR-gerelateerde documenten te archiveren |
|
Wettelijke verplichting | Maximaal 10 jaar na beëindiging van het dienstverband | |
Om bedrijfsauto’s af te handelen en op te volgen |
|
Gerechtvaardigd belang | 10 jaar vanaf betaald salaris | |
Om het gebruik van elektrische fietsen te beheren en op te volgen |
|
Gerechtvaardigd belang | Maximaal 10 dagen | |
Om elektronisch rijgegevens van bedrijfsauto's af te handelen en op te volgen |
|
Gerechtvaardigd belang | Maximaal 90 dagen | |
Om boekingen te beheren in Scania-trainingsfaciliteiten |
|
Contract | ||
Om personeelsvervoer van Scania te boeken, te beheren en op te volgen |
|
Gerechtvaardigd belang | 1 maand en 1 week | |
Om Scania-accommodatie te beheren |
|
Contract | Vanaf de laatste dag van het contract worden de persoonsgegevens één jaar bewaard. Persoonsgegevens over expats worden vijf jaar bewaard. In het geval dat de huurder een huurschuld heeft aan Scania, worden de persoonsgegevens bewaard totdat de schuldsituatie is opgelost | |
Om Scania-postpakketten te beheren |
|
Gerechtvaardigd belang | ||
Om betalingen en facturering van betalingen van Scania aan restaurants te beheren en af te stemmen |
|
Gerechtvaardigd belang | De gegevens worden na 12 maanden van inactiviteit geanonimiseerd |
|
Om programma's te beheren voor topmanagers en andere belangrijke functies |
|
Gerechtvaardigd belang | Maximaal 10 jaar | |
Om de levenscyclus van het dienstverband te beheren om werknemers en managers te ondersteunen |
|
Gerechtvaardigd belang | 60 maanden na beëindiging van het dienstverband of volgens lokale wettelijke vereisten | |
Wettelijke verplichtingen nakomen |
||||
Om vragen van autoriteiten of andere instellingen zoals het Zweedse Sociale Verzekeringsagentschap, de handhavingsautoriteit, banken, AFA, politie, nalatenschappen enz. te kunnen beantwoorden. |
|
Gerechtvaardigd belang | Totdat de vraag is beantwoord | |
Om kwesties rond achterblijvende prestaties te beheren |
|
Wettelijke verplichting | Tot beëindiging van het dienstverband en tijdens verjaringstermijn in lokale arbeidswetgeving | |
Om individuele kwesties met betrekking tot wangedrag te beheren |
|
Wettelijke verplichting | Tot beëindiging van het dienstverband en tijdens verjaringstermijn in lokale arbeidswetgeving | |
Om met vakbonden te onderhandelen over arbeidskwesties en bedrijfskwesties |
|
Wettelijke verplichting | ||
Om het herplaatsingsproces voor personen te beheren vanwege medische, gedrags-, prestatie- of organisatorische redenen |
|
Wettelijke verplichting | Totdat het proces is afgesloten en verplichtingen in het kader van wettelijke en contractuele verplichtingen zijn nagekomen. | |
Om individuele revalidatiekwesties te beheren |
|
Wettelijke verplichting | Twee jaar nadat revalidatie is afgesloten | |
Personeels- en salarisadministratie | ||||
Om salarisbeoordelingen en salarisherzieningen voor werknemers uit te voeren |
|
Wettelijke verplichting | 10 jaar na betaald salaris | |
Om het kernproces voor salarisadministratie bij Scania te beheren |
|
Contract | 10 jaar na betaald salaris | |
Om ondersteuning voor salarisadministratiesystemen te beheren |
|
Gerechtvaardigd belang | 10 jaar na betaald salaris |
|
Om jaarlijkse vergoedingsbeoordelingen uit te voeren |
|
Gerechtvaardigd belang | 10 jaar na salarisverhoging |
|
Om individuele pensioenen en uitkeringen te verstrekken en te beheren |
|
Gerechtvaardigd belang | Maximaal 24 maanden, behalve het arbeidsnummer en PID-nummer, die tijdens het dienstverband worden opgeslagen |
|
Om individuele pensioenen en uitkeringen voor leidinggevenden en expats te verstrekken en te beheren |
|
Contract | Totdat het dienstverband eindigt en zolang de verzekering/het pensioen van de betrokkene wordt betaald, inclusief betalingen aan begunstigden |
|
Om facturering en rapportage van pensioenen en uitkeringen te beheren |
|
Wettelijke verplichting | 10 jaar nadat de betrokkene is overleden. Als er begunstigden zijn, worden de gegevens opgeslagen tot 10 jaar nadat de begunstigden zijn overleden | |
Om beurzen te verstrekken en te beheren |
|
Toestemming | De sollicitatie wordt twee maanden bewaard. Beslissing over toegekende studiebeurs wordt twee jaar bewaard | |
Om de Scania-resultaatbonus te beheren |
|
Gerechtvaardigd belang | 10 jaar vanaf uitbetaling | |
Werkomgeving en gezondheid |
||||
Om medische onderzoeken uit te voeren met betrekking tot werknemers en verwante personen voor expatmissies |
|
Contract | 10 jaar vanaf de laatste invoer in het patiëntendossier |
|
Om te filmen en te fotograferen voor ergonomische risicobeoordelingen |
|
Wettelijke verplichting | Maximaal drie maanden bij het uitvoeren van risicobeoordelingen. Films die in trainingen worden gebruikt, worden opgeslagen zolang de training wordt gebruikt | |
Om medische onderzoeken met betrekking tot werknemers uit te voeren voorafgaand aan zakenreizen op korte termijn |
|
Gerechtvaardigd belang | 10 jaar vanaf de laatste invoer in het patiëntendossier | |
Om werkincidenten te rapporteren, te beheren en te analyseren |
|
Wettelijke verplichting | Bewaartijd is ingesteld voor persoonsgegevens volgens de lokale wetgeving voor werkomgevingen | |
Om het werkvermogen en de gezondheid van werknemers te beoordelen om maatregelen voor een betere gezondheidszorg te kunnen nemen |
|
Gerechtvaardigd belang | 10 jaar vanaf de laatste invoer in het patiëntendossier | |
Om nieuwe gezondheidsonderzoeken uit te voeren om uit te vinden of er medische obstakels zijn voor het uitvoeren van de functie waarop een kandidaat heeft gesolliciteerd |
|
Gerechtvaardigd belang | Naam, e-mailadres, afdeling en manager worden één jaar bewaard. Medische gegevens worden 10 jaar na de laatste invoer in het patiëntendossier bewaard | |
Om willekeurige drugtests uit te voeren onder werknemers en hen hulp te bieden in geval van verslaving |
|
Gerechtvaardigd belang | Maximaal 10 jaar na laatste invoer in het patiëntendossier in geval van een positieve test. Maximaal zes maanden bij negatieve test | |
Planning en opvolging |
||||
Om een competentie-inventaris op te bouwen en bij te houden ter ondersteuning van de strategische personeelsplanning binnen de Scania Group |
|
Gerechtvaardigd belang | Maximaal 10 jaar of in overeenstemming met lokale wetgeving | |
Om carrièreplanning en beoordeling van vaardigheden mogelijk te maken om hiaten in vaardigheden en competenties vast te stellen door huidige en potentiële toekomstige functies te vergelijken |
|
Gerechtvaardigd belang | 60 maanden na beëindiging van het dienstverband of volgens lokale wettelijke vereisten | |
Om de barometer voor werknemerstevredenheid uit te voeren |
|
Gerechtvaardigd belang | Totdat de gegevens zijn samengevoegd en geanonimiseerd, voordat rapportage plaatsvindt | |
Om aan HR gerelateerde statistieken uit te voeren voor opvolging en als basis voor aan HR gerelateerde beslissingen |
|
Gerechtvaardigd belang | Totdat de pensioentoezegging is nagekomen Persoonsgegevens worden samengevoegd en geanonimiseerd voordat rapportage plaatsvindt |
|
Om aan HR gerelateerde analyses uit te voeren, als basis voor aan HR gerelateerde beslissingen |
|
Gerechtvaardigd belang | ||
Om enquêtes uit te voeren om werknemers te kunnen behouden en aan te trekken |
|
Gerechtvaardigd belang | Persoonsgegevens worden opgeslagen totdat de enquêtes zijn bijgewerkt en opnieuw worden gelanceerd, maximaal 10 jaar | |
Om talentoverschrijdend te identificeren en te ontwikkelen |
|
Gerechtvaardigd belang | Maximaal twee jaar na einde van proces | |
Om opvolgingsplanning en -beheer mogelijk te maken |
|
Gerechtvaardigd belang | Maximaal 60 maanden na beëindiging van het dienstverband of volgens lokale wettelijke voorschriften | |
Leren en ontwikkeling |
||||
Om werknemers in staat te stellen digitale certificaten te delen |
|
Gerechtvaardigd belang | Zolang de werknemer de dienst gebruikt | |
Om prestatiebeoordelingen van werknemers uit te voeren |
|
Gerechtvaardigd belang | Twee jaar na beoordeling, maar maximaal tot het einde van het dienstverband | |
Om werknemers in staat te stellen leeractiviteiten te delen en anderen te volgen op leerplatforms |
|
Gerechtvaardigd belang | Maximaal 10 jaar | |
Om trainingsactiviteiten te beheren en te coördineren |
|
Gerechtvaardigd belang | Maximaal 10 jaar | |
Om trainingsactiviteiten te implementeren en te evalueren |
|
Gerechtvaardigd belang | Maximaal 1 jaar | |
Om ontwikkelingsplannen voor werknemers op te stellen en op te volgen |
|
Gerechtvaardigd belang | Eén jaar na beëindiging van het dienstverband | |
Om toekomstige leiders te trainen en hun netwerk te verbeteren |
|
Gerechtvaardigd belang | Einde van dienstverband | |
Reisbeheer en expatriëring |
||||
Om het expatriëringsproces voor werknemers en verwante personen te beheren |
|
Contract |
Maximaal 10 jaar | |
Om reisfacturen en het onkostenproces te beheren |
|
Gerechtvaardigd belang | Zeven jaar in totaal | |
Om reisbeheeranalyses uit te voeren |
|
Gerechtvaardigd belang | Maximaal vijf jaar | |
Andere verwerking |
||||
Om toegang te verlenen tot onze IT-systemen en om onze systemen bij te werken, te verbeteren en/of uit te wisselen |
|
Gerechtvaardigd belang | In overeenstemming met de lokale wetgeving | |
Om veiligheidsprocessen en -routines te volgen in geval van nood |
|
Gerechtvaardigd belang of bescherming van uw vitaal belang | ||
Om medewerkers en bedrijfsmiddelen te beschermen |
|
Gerechtvaardigd belang | ||
Om persoonsgegevens aan derden over te dragen om u te identificeren als een werknemer van Scania en om u in staat te stellen uw werkzaamheden uit te voeren |
|
Gerechtvaardigd belang | ||
Om de kwaliteit van nieuwe producten en diensten te analyseren, verbeteren en te ontwikkelen |
|
Gerechtvaardigd belang | ||
Om u de door u gevraagde informatie en relevante updates te verstrekken |
|
Gerechtvaardigd belang | ||
Om te voldoen aan licenties van open-source programma's |
|
Contractuele verplichting | ||
Beëindiging van het dienstverband |
||||
Om HR en managers te ondersteunen met juridisch advies over beëindiging van het dienstverband |
|
Wettelijke verplichting | ||
Om werknemers buiten dienst te stellen en een goed vertrek en een gestructureerde kennisoverdracht te garanderen |
|
Gerechtvaardigd belang | ||
Om redundantie af te handelen volgens wettelijke voorschriften en gemeenschappelijke processen |
|
Wettelijke verplichting | Maximaal twee jaar na beëindiging van het dienstverband. Gegevens over arbeidstijd worden bewaard tot de pensioengerechtigde leeftijd is bereikt |
Welke persoonlijke gegevens verwerken we van u als zakenpartner/leverancier?
Wanneer u actief bent als vertegenwoordiger voor een leverancier die producten en diensten aan Scania levert, verwerken we beperkte hoeveelheden persoonsgegevens, bijvoorbeeld uw contactgegevens en identificatie. Deze informatie wordt gebruikt om aanbiedingen te beoordelen, contracten te beheren en u toegang tot relevante IT-systemen te geven.
Waarom verwerken we uw persoonsgegevens? |
Welke categorieën persoonsgegevens verwerken we? |
Wettelijke basis |
Om een voorstel van u of uw werkgever te evalueren, of om een nieuwe zakenpartner te evalueren, beide met inbegrip van antecedentenonderzoek |
|
Gerechtvaardigd belang |
Om contracten met u of uw werkgever ten uitvoer te brengen |
|
Wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang |
Om u toegang tot onze IT-systemen te geven |
|
Gerechtvaardigd belang |
Overdracht van persoonsgegevens aan derden om u te identificeren als zakenpartner/leverancier van Scania |
|
Gerechtvaardigd belang |
Om met u of uw werkgever te communiceren |
|
Gerechtvaardigd belang |
Het analyseren, verbeteren van de kwaliteit en het ontwikkelen van producten, diensten en onze organisatie |
|
Gerechtvaardigd belang |
Voldoen aan wettelijke verplichtingen en rechtmatige verzoeken van wetshandhavingsinstanties en andere autoriteiten. |
|
Wettelijke verplichtingen of gerechtvaardigd belang |
Om gevraagde informatie en relevante updates aan u te verstrekken. |
|
Gerechtvaardigd belang/Gereguleerd door de marketingwetten per land |
Naleven van licenties van open-source programma's |
|
Contractuele verplichting |
Welke persoonsgegevens verwerkt Scania van u als bezoeker?
Wanneer u onze gebouwen en evenementen bezoekt, verwerken wij gegevens over u om te kunnen voldoen aan het doel van uw bezoek en om uw bezoek succesvol en veilig te maken. Deze kunnen onder meer bestaan uit contactgegevens en het nummer van het rijbewijs, maar ook uit voedingsvoorkeuren en informatie van medereizigers.
Wanneer u onze websites bezoekt, geeft uw webbrowser ons bepaalde informatie die ons helpt te begrijpen hoe u onze websites gebruikt, bijvoorbeeld of u een mobiel apparaat of een pc gebruikt, welke browser u gebruikt en in welke regio van de wereld u zich bevindt. Deze gegevens helpen ons om onze website aan te passen en uw surfervaring te optimaliseren. Wij maken gebruik van een beperkt aantal cookies om ons te helpen begrijpen hoe u onze websites gebruikt. Raadpleeg ons cookiebeleid voor meer informatie over ons gebruik van cookies.
Waarom verwerken we uw persoonsgegevens en voor hoelang? |
Welke categorieën persoonsgegevens verwerken we? |
Wettelijke basis |
Om uw surfervaring te optimaliseren |
|
Gerechtvaardigd belang |
Het analyseren van uw gebruik van onze website om onze site te verbeteren |
|
Gerechtvaardigd belang |
Om u gerichte informatie en acties te kunnen geven |
|
Gerechtvaardigd belang of toestemming/Gereguleerd door de marketingwetten per land |
Om te voldoen aan het doel van uw bezoek bij Scania.
Persoonsgegevens worden 5 jaar na het einde van het bezoek bewaard |
|
Gerechtvaardigd belang |
Om onze bezoekers en onze bedrijfsmiddelen te beschermen |
|
Gerechtvaardigd belang |
Het analyseren, verbeteren van de kwaliteit en het ontwikkelen van producten, diensten en onze organisatie |
|
Gerechtvaardigd belang |
Voldoen aan wettelijke verplichtingen en rechtmatige verzoeken van wetshandhavingsinstanties en andere autoriteiten. |
|
Wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang |
Om u te voorzien van de gevraagde informatie, diensten en updates, waaronder webcasts, jaarverslagen. |
|
Gerechtvaardigd belang |
Welke persoonsgegevens verwerkt Scania van u als burger?
Scania ontwikkelt systemen om chauffeurs te assisteren en ook om voertuigen autonoom, zonder chauffeur, te laten rijden. Als onderdeel van het ontwikkelingswerk zijn onze voertuigen uitgerust met sensoren zoals camera's, die bijvoorbeeld uw gezicht of kenteken kunnen registreren wanneer u in de buurt komt. De gegevens die door dergelijke sensoren worden verzameld zullen niet worden gebruikt om u als individu te volgen of te identificeren, maar worden alleen verwerkt voor de hieronder gespecificeerde doeleinden.
Waarom verwerken we uw persoonsgegevens? |
Welke categorieën persoonsgegevens verwerken we? |
Wettelijke basis |
Om de chauffeur te waarschuwen, ongevallen te voorkomen en de verkeersveiligheid te verbeteren |
|
Gerechtvaardigd belang |
Om software voor autonoom rijden te ontwikkelen en verifiëren |
|
Gerechtvaardigd belang |
Welke persoonsgegevens verwerkt Scania met betrekking tot u als kandidaat en sollicitant?
Wanneer u solliciteert naar een functie bij Scania, vragen wij u een aantal persoonlijke gegevens te verstrekken om uw sollicitatie te verwerken en, indien u wordt aangenomen, uw arbeidsovereenkomst op te stellen.
Opmerking: Bij vermelding van “Persoonlijk identificeerbare gegevens” hieronder, worden een of meer gegevenselementen gebruikt die een persoon identificeren. Dit omvat een persoonlijk identificatienummer, naam, digitale handtekening of handtekening op papier, bestuurders-ID en bestuurders-kaartnummer, werknemers-ID-nummer en werknemers-ID-kaart, professioneel en privé telefoonnummer, professioneel en privé-e-mailadres en gebruikers-ID.
Waarom verwerken we uw persoonsgegevens? |
Welke categorieën persoonsgegevens verwerken we? |
Wettelijke basis |
Retentie |
|
Employer branding |
||||
Om toekomstige competenties aan te trekken en huidige werknemers te betrekken, worden persoonsgegevens gebruikt om verschillende acties te beheren, zoals evenementen, casussen, wedstrijden en bezoeken
|
|
Toestemming |
Maximaal twee jaar na het evenement |
|
Verspreid, voor het Scania Student Intro-programma om toekomstige werknemers te vinden, een positief imago van Scania als aantrekkelijke werkgever en om ambassadeurs voor de Scania Group te creëren |
|
Gerechtvaardigd belang |
Tot het einde van het programma |
|
Werving |
||||
Om de kandidatendatabase te beheren, om kandidaten te koppelen aan functies binnen de Scania Group, inclusief het creëren van een vacature, reclame, het screenen van kandidaten uit zowel sollicitaties als kandidatenpools, beoordeling, sollicitatiegesprekken en aanbiedingen |
|
Gerechtvaardigd belang
|
In overeenstemming met de lokale wet- en regelgeving van de wervende Scania-rechtspersoon |
|
Om achtergrondcontroles op sollicitanten uit te voeren |
|
Toestemming |
14 dagen |
|
Om tests op sollicitanten uit te voeren |
|
Toestemming |
Maximaal 30 dagen na beëindiging van het gebruikersaccount of 24 maanden na de laatste activiteit van de gebruiker in het |
|
Om te gebruiken voor toekomstige werving |
|
Toestemming |
Maximaal 24 maanden vanaf de laatste bewerking van persoonlijke informatie |
|
Om arbeidsovereenkomsten voor te bereiden en aan te gaan |
|
Toestemming |
Maximaal 10 jaar |
|
Om de onboarding van succesvolle kandidaten voor te bereiden |
|
Contractuele verplichting |
Maximaal 90 dagen nadat onboarding is voltooid |
|
Om Scania-zomerstages voor te bereiden |
|
Gerechtvaardigd belang
|
Tot het contract eindigt. Het e-mailadres wordt bewaard totdat de deelnemers hun opleiding hebben voltooid
|
|
Om de aan HR gerelateerde statistieken te gebruiken voor opvolging en als basis voor het nemen van aan HR gerelateerde beslissingen |
|
Gerechtvaardigd belang |