Dataskydd för visselblåsare

Dataskydd

För Scania är det viktigt att din rätt till integritet skyddas under behandlingen av personuppgifter. Vi behandlar personuppgifter i överensstämmelse med bestämmelserna i EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR) och i enlighet med nationella rättsliga bestämmelser.

Personuppgiftsansvarig och kontaktpunkt

Personuppgiftsansvarig, enligt definitionen i dataskyddslagstiftning, för databehandlingen angående mottagande, bedömning och undersökning av tipset är

Scania CV AB

151 87 Södertälje, Sverige

Vid potentiellt allvarliga regelöverträdelser agerar Scania gemensamt som personuppgiftsansvarig med

TRATON SE
Hanauer Str. 26
80992 München, Tyskland

För att kontakta Scanias dataskyddsteam, eller för att utöva dina rättigheter som registrerad, ber vi att du använder kontaktformuläret.

Syfte
Scania behandlar uppgifter om dig i följande syften:
Bedöma och behandla ditt tips och utföra nödvändiga utredningar av de berörda personerna som är associerade med detta, samt om tillämpligt för att kommunicera med myndigheter och domstolar i samband med ditt tips, kommunicera med internationella juridiska ombud och revisorer eller andra utredare som anlitas av Scania eller TRATON SE.

Ingen skyldighet att tillhandahålla dina personuppgifter
Du kan lämna ett tips utan att lämna ut dina personuppgifter (anonymt tips). Du har därför ingen skyldighet att lämna ut dina personuppgifter.

Typ av personuppgifter som samlas in
Vi samlar in följande personuppgifter och information när du lämnar ett tips:

• Ditt namn och/eller privata kontakt- och identifikationsuppgifter, om du väljer att uppge din identitet (ej anonymt tips).

• Dina yrkesmässiga kontakt- och (yrkesmässiga) organisationsuppgifter, om du uppger dessa (ej anonymt tips), samt om tillämpligt

• namnen på personer och andra personuppgifter avseende de personer som omnämns i ditt tips.

Rättslig grund

Behandlingen av dina personuppgifter motiveras av följande rättsliga grund:

• Insamling, behandling och utlämnande av personuppgifter avseende de personer som omfattas av ditt tips, och i fall där visselblåsaren väljer att inte vara anonym: för ändamål som rör den personuppgiftsansvarigas eller en tredje parts berättigade intressen (Artikel 6.1 f) i GDPR). Scania har ett berättigat intresse av att på ett effektivt sätt och med hög grad av konfidentialitet identifiera, behandla, ställa till rätta och tillämpa påföljder för lagöverträdelser och grovt åsidosättande av förpliktelser som begås av anställda i hela företaget, för att avvärja skada och ansvarsrisker för Scania.

• Utlämnande av personuppgifter i fall av ej anonyma tips till andra mottagare: behandling är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse (Artikel 6.1 c) i GDPR).

I vissa fall kan dina personuppgifter komma att överföras till andra mottagare: i bestyrkta enskilda fall kan det under behandling av ett tips, eller som en del av en intern utredning, vara nödvändigt att lämna ut information till andra anställda i Scania eller TRATON Investigation Office. Om det krävs för utredningen kan information komma att lämnas ut till dotterbolag i TRATON GROUP i ett land utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, grundat på tillämpliga garantier om dataskydd avsedda att skydda de berörda (t.ex. EU:s standardbestämmelser om dataskydd eller andra exceptionella undantag enligt Artikel 49 i GDPR).

I händelse av en motsvarande rättslig förpliktelse, eller om Scania eller en tredje part har ett berättigat intresse av att utreda uppgifterna, kan mottagarkategorier vidare omfatta åklagarmyndigheter, konkurrensmyndigheter, andra administrativa myndigheter, domstolar samt internationella juridiska ombud och revisorer anlitade av Scania eller TRATON SE.

I vissa fall är Scania enligt dataskyddslagstiftning eller tillämplig nationell lagstiftning skyldiga att informera de misstänkta om de anklagelser som riktats mot dem. Detta är ett rättsligt krav i fall där det objektivt kan fastställas att utlämnande av uppgifter till den misstänkta inte längre kan ha en negativ inverkan på utredningen ifråga. Om du uppgett ditt namn eller andra personuppgifter (ej anonymt tips) kommer din identitet som visselblåsare inte röjas, såvitt detta är rättsligt möjligt, och åtgärder kommer även att vidtas för att säkerställa att det inte är möjligt att dra några slutsatser angående din identitet som visselblåsare.

Personuppgifter lagras så länge de behövs för utredningen och den efterföljande bedömningen, och dessutom så länge vi är skyldiga att lagra dem enligt nationella rättsliga, kontraktsenliga eller lagstadgade bestämmelser om lagringstider. Följande lagringstider har antagits för Scania:

1. För ärenden som avslutas som ogrundade kommer ärendets handlingar att raderas ett år efter att ärendet avslutats.
2. För ärenden som utreds som ”övriga regelöverträdelser” kommer ärendets handlingar att raderas tre år efter att ärendet avslutats.
3. För ärenden som utreds som ”allvarliga regelöverträdelser” kommer ärendets handlingar att raderas sju år efter att ärendet avslutats.
4. För ärenden som innehåller handlingar angående lagföring kommer ärendets handlingar att raderas elva år efter att rättsärendet avslutats.
   

Om rättslig förpliktelse föreligger kan ovan angivna tidsperioder förlängas i rimlig utsträckning.

När anmälan har behandlats kommer uppgifterna att raderas eller anonymiseras i enlighet med nationella rättsliga krav. Vid anonymisering avlägsnas referensen till din identitet som visselblåsare permanent och oåterkalleligt.

Utöver rätten att informeras om de uppgifter som avser dig, och rätten att få uppgifter om dig rättade, har du även rätt att kräva radering och begränsning av behandlingen (blockering) av uppgifter om dig, såvida inte rättsliga hinder för detta föreligger. Du har vidare rätt till dataportabilitet. Om vi behandlar dina personuppgifter grundat på ditt samtycke har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke med framtida bindande verkan. Ditt återkallande påverkar inte lagligheten av insamlingen och behandlingen av ditt namn grundat på ditt samtycke dittills, och det påverkar inte heller behandlingen av ditt namn på någon annan rättslig grund (t.ex. lag eller berättigade intressen). Om vi redan har lämnat ut uppgifter om dig till myndigheter eller domstolar måste du kontakta dessa myndigheter för att hävda dina rättigheter. Om nödvändigt måste vi få din identitet bekräftad innan vi kan behandla din särskilda begäran.

Om du anser att dina personuppgifter behandlas på ett sätt som inte är förenligt med befintliga bestämmelser ber vi dig rapportera detta till oss så snabbt som möjligt. Du kan också ha rätt att registrera ett klagomål hos dataskyddsmyndigheten.

För att återkalla ditt samtycke (vid tips som inte är anonymt), eller för att utöva dina rättigheter angående dina personuppgifter, ber vi att du använder Scanias kontaktformulär.

Information om rätten att när som helst göra invändningar mot behandling av personuppgifter avseende dig enligt Artikel 21.4 jämte 21.1 i GDPR.

Du har rätt att när som helst göra invändningar mot behandling av personuppgifter som vi grundar på berättigat intresse eller utförande av en uppgift av allmänt intresse. Använd kontaktformuläret som finns under ”Personuppgiftsansvarig och kontaktpunkt” för att göra en invändning och ange grunderna för denna.

Vi gör en bedömning av huruvida vi är skyldiga att radera uppgifter om dig till följd av din invändning grundat på de skäl du har angett. Observera att ytterligare behandling av din personuppgifter kan vara nödvändig trots din invändning. Detta är fallet om tvingande berättigade intressen väger tyngre än dina intressen, rättigheter eller friheter, eller om vi måste väcka, utöva eller försvara rättsliga yrkanden. Vi kommer att informera dig om resultatet av vår bedömning.