KLOKKENLUIDEN

Integriteit en naleving van wet- en regelgeving zijn topprioriteiten en pijlers van de bedrijfscultuur van Scania. Om een spreekcultuur te stimuleren en potentiële misstanden op te sporen, werkt Scania met een wereldwijd klokkenluidersysteem. Het klokkenluidersysteem en de procedures voor het uitvoeren van interne onderzoeken worden gereguleerd door een beleid van de Scania Group.

Scania's klokkenluidersysteem is gebaseerd op fundamentele principes zoals de bescherming van de klokkenluider en het recht van de klokkenluider op anonimiteit, evenals het vermoeden van onschuld en eerlijkheid van onderzoeken naar de betrokken personen. Informatie die via het klokkenluidersysteem wordt ontvangen, wordt met de hoogste mate van vertrouwelijkheid behandeld. Specifieke functies binnen Group Compliance, Corporate Security, Group Internal Audit en HR behandelen inkomende hints en intern onderzoek. Een onderzoek wordt pas gestart na een zeer zorgvuldig onderzoek van de feiten en een redelijk vermoeden van een overtreding van de regelgeving. Het Scania-klokkenluidersysteem is afgestemd op het klokkenluidersysteem van TRATON SE en Scania-afdelingen die betrokken zijn bij klokkenluiden en interne onderzoeken werken nauw samen met collega's van het TRATON-onderzoeksbureau.

Personen die zich bewust zijn van mogelijk wangedrag, in het bijzonder schendingen van wetten en Scania's gedragscode, gepleegd door Scania-werknemers in verband met de uitvoering van hun taken bij Scania, worden aangemoedigd om te allen tijde en in elke taal te spreken en verslag uit te brengen. Er zijn verschillende kanalen beschikbaar om een melding te doen:

• Directe manager
• HR-functie (lokaal of centraal)
• Scania Group Compliance (whistleblower@scania.com)
• Interne groepsaudit
• Bedrijfsbeveiliging

Als een manager of een HR-functie een klokkenluidershint krijgt, moet de informatie worden geëscaleerd naar de specifieke klokkenluidersfuncties, zoals beschreven in de interne procedures van Scania.

• TRATON Onderzoeksbureau (Investigation-Office@traton.com).  Zoals hieronder vermeld, kunnen klokkenluiders ook via de mail contact opnemen met het onderzoeksbureau TRATON, in welke taal dan ook.

• 'Speak up!' portaal: https://www.bkms-system.net/TRATON. Het portaal is beschikbaar in verschillende talen, en zelfs als er geen voorkeurstaal in het portaal wordt aangeboden, kan de klokkenluider elke taal gebruiken om zijn rapport in te dienen. De klokkenluider kan er ook voor kiezen om de hint via 'Speak up!' anoniem in te dienen. Bestanden met betrekking tot het incident kunnen worden geüpload op de beveiligde portal. Het onderzoeksbureau TRATON neemt contact op met de klokkenluider voor verdere acties of vragen via de 'Speak up!' portal, die desgewenst de anonimiteit garanderen.

• VW-klokkenluidershotline: vermoedelijke overtredingen van de regelgeving kunnen ook worden gemeld via de Volkswagen AG klokkenluidershotline. De hotline is 24 uur per dag bereikbaar en accepteert tips van alle merken van de Volkswagen Groep - indien gewenst ook anoniem. Alle tipacties met betrekking tot Scania die via de hotline worden ontvangen, worden doorgestuurd naar het onderzoeksbureau TRATON.

+ 800 444 46300* (internationaal gratis nummer)
+ 49 5361 946300 (betaalbaar nummer, als uw lokale telefoonaanbieder de gratis dienst niet ondersteunt)

Bovendien kunnen interne en externe klokkenluiders te allen tijde in alle talen potentiële overtredingen van de regelgeving direct en vertrouwelijk melden aan collega's van het TRATON Investigation Office of de Scania Investigation Office Hub:

Het is ook mogelijk om contact op te nemen met de ombudspersonen van de Volkswagen Groep. Meer informatie over de Ombudspersonen is hier beschikbaar.

Wat het klokkenluiden in Zweden betreft, gelden er bepaalde beperkingen met betrekking tot het melden via specifieke meldingskanalen, zoals het rechtstreeks melden bij het onderzoeksbureau van TRATON, het 'Speak Up!' portaal en de 24/7 Volkswagen Klokkenluider-hotline nummers. De TRATON/VW-meldkanalen worden alleen gebruikt voor het melden als de informatie betrekking heeft op personen in sleutelposities of managementfuncties binnen Scania of VW en als de informatie vermoedens bevat dat de persoon in kwestie heeft deelgenomen aan ernstige onregelmatigheden met betrekking tot de boekhouding, interne boekhoudcontroles, audits, de bestrijding van omkoping, bancaire en financiële misdrijven of andere ernstige onregelmatigheden met betrekking tot het vitale belang van Scania of het leven en de gezondheid van personen. De Scania Reporting Channels kunnen altijd worden gebruikt voor de rapportage in Zweden.

Scania zal alle meldingen over mogelijk wangedrag serieus behandelen. Rapporten die bewust valse en onjuiste beschuldigingen tegen Scania-werknemers bevatten, worden echter niet getolereerd. Dergelijke rapporten vormen zelf potentieel wangedrag, dat kan worden onderworpen aan interne onderzoeken en mogelijke sancties tegen de persoon die dergelijke rapporten opstelt.