Databeskyttelse for varslere

Databeskyttelse

Beskyttelsen av dine personvernrettigheter under behandlingen av personopplysninger er viktig for Scania. Vi behandler personopplysninger i samsvar med bestemmelsene i EUs personvernforordning (GDPR) og i samsvar med nasjonale lovbestemmelser.

Behandlingsansvarlig og kontaktpunkt

Behandlingsansvarlig defineres av databeskyttelsesloven for databehandlingen knyttet til mottak, vurdering og undersøkelse av tips er:

Scania CV AB

151 87 Södertälje, Sverige

I tilfelle mulige alvorlige regelbrudd, fungerer Scania som felles behandlingsansvarlig med:

TRATON SE
Hanauer Str. 26
80992 München, Tyskland

For å kontakte Scanias databeskyttelsesteam eller for å utøve dine rettigheter knyttet til data, kan du bruke kontaktskjemaet.

Formål
Scania behandler data for følgende formål:
Vurdere og behandle tipset ditt og gjennomføre nødvendige undersøkelser mot den/de berørte personen(e) knyttet til dette, og, der det er hensiktsmessig, for kommunikasjon med myndigheter og domstoler i forbindelse med tipset ditt, kommunikasjon med internasjonale advokater og revisorer eller andre etterforskende personer engasjert av Scania eller TRATON SE.

Du er ikke forpliktet til å oppgi personopplysningene dine
Du kan sende inn et tips uten å dele personopplysningene dine (anonymt tips). Du er derfor ikke forpliktet til å oppgi personopplysningene dine.

Type personopplysninger som samles inn
Vi samler inn følgende personopplysninger og informasjon når du sender inn tips:

• ditt navn og/eller private kontakt- og identifikasjonsdata, hvis du oppgir identiteten din (ikke-anonyme tips)

• din profesjonelle kontakt- og (profesjonelle) organisasjonsdata, hvis det oppgis av deg (ikke-anonymt tips), og, der det er aktuelt

• navnene på personer og andre personopplysninger til personene som er navngitt i tipset ditt.

Rettsgrunnlag

Behandlingen av personopplysningene dine er begrunnet med følgende rettsgrunnlag:

• Innsamling, behandling og avsløring av personopplysningene til personene som er inkludert i tipset ditt og i tilfelle varsleren velger å ikke være anonym: med det formål å ivareta de berettigede interessene som forfølges av behandlingsansvarlig eller av tredjepart (punkt (f) i artikkel 6 (1) i GDPR). Det er en berettiget interesse for Scania å identifisere, behandle, rette opp og sanksjonere brudd på loven og alvorlige brudd på plikter for ansatte i hele selskapet på en effektiv måte med et høyt nivå av konfidensialitet for å avverge skade og ansvarsrisiko for Scania.

• Offentliggjøring av personopplysninger i tilfelle ikke-anonyme tips til andre mottakere: behandling er nødvendig for å overholde en juridisk forpliktelse (punkt (c) i artikkel 6 (1) i GDPR).

I visse tilfeller kan personopplysningene dine bli overført til andre mottakere: i begrunnede enkeltsaker, under behandling av et tips, eller som en del av en intern etterforskning, kan det være nødvendig å dele informasjon med andre ansatte i Scania eller TRATON Investigation Office. Hvis undersøkelsene krever det, kan informasjon deles med TRATON GROUP-datterselskaper i et land utenfor EU eller EØS, basert på aktuelle databeskyttelsesgarantier utformet for å beskytte de berørte (f.eks. EUs standard databeskyttelsesklausuler eller andre eksepsjonelle unntak i henhold til artikkel 49 i GDPR).

I tilfelle en tilsvarende juridisk forpliktelse eller hvis Scania eller en tredjepart har en berettiget interesse i å undersøke informasjonen, er ytterligere mulige kategorier av mottakere straffeforfølgelsesmyndigheter, antitrustmyndigheter, andre administrative myndigheter, domstoler samt internasjonale advokater og revisorer engasjert av Scania eller TRATON SE.

I visse tilfeller er Scania forpliktet av databeskyttelseslovgivning eller gjeldende nasjonal lovgivning til å informere de mistenkte om anklagene mot dem. Dette er et lovkrav i tilfeller der det kan objektivt fastslås at utlevering av opplysninger til mistenkte ikke lenger har en negativ innvirkning på den aktuelle undersøkelsen. Hvis du avslørte navnet ditt eller andre personopplysninger (ikke-anonymt tips), vil ikke identiteten din som varsler bli avslørt, så langt det er mulig etter loven, og det vil også bli tatt skritt for å sikre at ingen konklusjoner kan bli trukket av din identitet som varsler.

Personopplysninger vil bli lagret så lenge det er nødvendig for formålet med etterforskningen og den påfølgende vurderingen, og i tillegg så lenge vi er forpliktet til å lagre det under nasjonale juridiske, kontraktsmessige eller lovbestemte oppbevaringsperioder. Følgende oppbevaringsperioder er vedtatt for Scania:

1. For saker avsluttet som ubegrunnet vil saksmapper slettes etter ett år fra saken ble avsluttet;
2. for saker som etterforskes som «Andre regelbrudd», vil saksfiler slettes etter tre år fra saken ble avsluttet;
3. for saker som etterforskes som «Alvorlige regelbrudd», vil saksfiler slettes etter sju år fra saken ble avsluttet og
4. for saker som inneholder dokumenter om rettsprosesser vil saksmapper slettes etter elleve år etter at rettssaken ble avsluttet.
   

Hvis det foreligger en juridisk forpliktelse, kan ovennevnte tidsfrister forlenges med rimelighet.

Når rapporten er behandlet, vil data bli slettet eller anonymisert i samsvar med nasjonale lovkrav. Ved anonymisering fjernes referansen til din identitet som varsler permanent og irreversibelt.

I tillegg til retten til å bli informert om data som gjelder deg, og retten til å få data rettet, har du også rett til å kreve sletting og begrensning av behandling (blokkering) av dine data, så lenge det ikke er noen lovbestemmelser om det motsatte. Videre har du rett til dataportabilitet. Hvis vi behandler personopplysningene dine på grunnlag av ditt samtykke, har du rett til å trekke tilbake samtykket ditt når som helst med virkning for fremtiden. Din tilbaketrekking påvirker ikke lovligheten av innsamlingen og behandlingen av navnet ditt basert på ditt samtykke inntil da, og det påvirker heller ikke behandlingen av navnet ditt på noe annet juridisk grunnlag (f.eks. lov eller berettigede interesser). Hvis vi allerede har avslørt dataene dine til myndigheter eller domstoler, må du kontakte disse myndighetene for å hevde dine rettigheter. Om nødvendig må vi bekrefte identiteten din før vi kan behandle forespørselen din.

Hvis du mener at personopplysningene dine blir behandlet på en måte som ikke er i samsvar med gjeldende regelverk, må du rapportere det til oss så snart som mulig. Du har også rett til å sende inn klage til Datatilsynet.

For å trekke tilbake samtykket ditt (i tilfelle et tips som ikke er anonymt) eller for å utøve rettighetene dine angående personopplysningene dine, kan du bruke Scanias kontaktskjema.

Informasjon om retten til å protestere mot behandling av personopplysningene dine når som helst i henhold til artikkel 21 (4) i forbindelse med (1) i EUs personvernforordning (GDPR).

Du har rett til når som helst å protestere mot behandling av personopplysninger som vi baserer på berettiget interesse eller oppgave utført i allmennhetens interesse. Bruk kontaktskjemaet under «Behandlingsansvarlig og kontaktpunkt» for å komme med en innsigelse og angi begrunnelsen.

Vi vil vurdere om vi er forpliktet til å slette data på grunnlag av din innvending og begrunnelse. Vær oppmerksom på at ytterligere behandling av personopplysningene dine kan være nødvendig til tross for din innvending. Dette er tilfellet hvis overbevisende berettigede grunner overstyrer dine interesser, rettigheter og friheter, eller hvis vi må etablere, utøve eller forsvare juridiske krav. Vi vil informere deg om resultatet av vår vurdering.