Whistleblower-ilmoittajien tietosuoja

Tietosuoja

Yksityisyyttä koskevien oikeuksien suojaaminen henkilötietojen käsittelyn yhteydessä on Scanialle tärkeää. Käsittelemme henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) säännösten sekä kansallisten lainsäännösten mukaisesti.

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Tietosuojalainsäädännössä määritelty rekisterinpitäjä vihjeen vastaanottamiseen, arviointiin ja tutkimiseen liittyvässä tietojenkäsittelyssä:

Scania CV AB

SE-151 87 Södertälje, Sweden

Mahdollisissa vakavissa sääntelyn rikkomustapauksissa Scania toimii rekisterinpitäjänä yhdessä seuraavien tahojen kanssa:

TRATON SE
Hanauer Str. 26
80992 Munich, Germany

Jos haluat ottaa yhteyttä Scanian tietosuojatiimiin tai käyttää rekisteröidyn oikeuksiasi, turvaudu yhteydenottolomakkeeseen.

Käsittelyn tarkoitus
Scania käsittelee tietojasi seuraavissa tarkoituksissa:
Vihjeesi arviointi ja käsittely sekä siihen liittyviä henkilöitä koskevat tarpeelliset tutkinnat sekä tarvittaessa vihjeeseen liittyvä yhteydenpito viranomaisten ja tuomioistuinten kanssa sekä yhteydenpito kansainvälisiin asianajajiin ja auditoijiin tai muihin Scanian tai TRATON SE:n tutkinnassa käyttämiin henkilöihin.

Ei velvollisuutta antaa henkilötietoja
Voit antaa vihjeen jakamatta henkilötietoja (anonyymi vihje). Sinulla ei näin ollen ole velvollisuutta luovuttaa henkilötietojasi.

Kerättyjen henkilötietojen tyyppi
Keräämme vihjeen antamisen yhteydessä seuraavia henkilötietoja ja muuta tietoa:

• nimesi ja/tai yksityiset yhteys- ja tunnistamistietosi, jos ilmoitat henkilöllisyytesi (omalla nimellä annettava vihje)

• työyhteystiedot ja (työnantajan) organisaation tiedot, jos olet itse ne ilmoittanut (omalla nimellä annettava vihje), ja tilanteen mukaan

• vihjeessä nimettyjen henkilöiden nimet ja muut henkilötiedot.

Oikeudellinen peruste

Henkilötietojesi käsittelyn oikeudellinen peruste:

• Vihjeeseen sisältyvien henkilöiden henkilötietojen kerääminen, käsittely ja luovuttaminen siinä tilanteessa, että whistleblower-ilmoittaja tekee ilmoituksen omalla nimellään: rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen turvaaminen (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Scanian oikeutettuihin etuihin kuuluu oikeus tunnistaa, käsitellä, korjata ja rangaista työntekijöiden lainrikkomuksia ja vakavia velvollisuuksien laiminlyöntejä yrityksen kaikilla tasoilla tehokkaasti ja luottamuksellisesti, jotta Scanialle aiheutuvat vahingot ja vastuuriskit voidaan torjua.

• Henkilötietojen luovuttaminen muille vastaanottajille omalla nimellä annettujen vihjeiden yhteydessä: käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta).

Tietyissä tilanteissa henkilötietojasi voidaan välittää muille vastaanottajille: tietoja voi olla tarpeen jakaa Scania Investigation Officen tai TRATON Investigation Officen muiden työntekijöiden kanssa perustelluissa yksittäistapauksissa, vihjeitä käsiteltäessä tai osana sisäistä tutkintaa. Jos tutkinta sitä edellyttää, tietoja voidaan jakaa TRATON GROUP -konsernin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella toimivien tytäryhtiöiden kanssa asianomaisten suojaamiseen tarkoitetuin asiaankuuluvin tietosuojatakein (esim. EU:n tietosuojaa koskevat vakiolausekkeet tai muut yleisen tietosuoja-asetuksen 49 artiklan mukaiset poikkeukset).

Jos vastaava lakisääteinen velvoite on olemassa tai jos Scanialla tai kolmannella osapuolella on oikeutettu etu tietojen tutkimiseen, muita mahdollisia vastaanottajaryhmiä ovat rikosoikeudelliset syyttäjäviranomaiset, kilpailuviranomaiset, muut hallintoviranomaiset, tuomioistuimet sekä Scanian tai TRATON SE:n käyttämät kansainväliset asianajajat ja tilintarkastajat.

Tietyissä tapauksissa Scanialla on tietosuojalainsäädännön tai sovellettavan kansallisen lainsäädännön mukainen velvollisuus ilmoittaa epäillyille heitä vastaan esitetyistä syytöksistä. Tämä on lakisääteinen vaatimus silloin, kun voidaan objektiivisesti todeta, että tietojen luovuttaminen epäillylle ei enää voi vaikuttaa tutkintaan haitallisesti. Jos olet luovuttanut nimesi tai muita henkilötietoja (omalla nimellä annettava vihje), henkilöllisyyttäsi whistleblower-ilmoittajana ei paljasteta sikäli kuin se on laillisesti mahdollista, ja lisäksi ryhdytään toimenpiteisiin sen varmistamiseksi, että henkilöllisyydestäsi whistleblower-ilmoittajana ei voida tehdä mitään johtopäätöksiä.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan tutkimusta ja sitä seuraavaa arviointia varten ja lisäksi niin kauan kuin olemme velvoitettuja säilyttämään niitä säilytysaikoja koskevien kansallislainsäädännöllisten, sopimusperustaisten tai lakisääteisten vaatimusten nojalla. Scanialla käytetään seuraavia säilytysaikoja:

1. Perusteettomina suljettujen tapausten asiakirjat poistetaan vuoden kuluttua tapauksen sulkemisesta;
2. Muina sääntelyn rikkomuksina tutkittujen tapausten asiakirjat poistetaan kolmen vuoden kuluttua tapauksen sulkemisesta;
3. Vakavina sääntelyn rikkomuksina tutkittujen tapausten asiakirjat poistetaan seitsemän vuoden kuluttua tapauksen sulkemisesta; ja
4. Oikeusmenettelyjä koskevia asiakirjoja sisältävien tapausten asiakirjat poistetaan yhdentoista vuoden kuluttua oikeusmenettelyn päättymisestä.
   

Mahdollisten oikeudellisten velvoitteiden johdosta edellä mainittuja määräaikoja voidaan kohtuuden rajoissa pidentää.

Raportin käsittelyn jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan kansallisen lainsäädännön vaatimusten mukaisesti. Anonymisoinnin yhteydessä viittaukset henkilöllisyyteesi whistleblower-ilmoittajana poistetaan pysyvästi ja peruuttamattomasti.

Sinulla on paitsi oikeus saada tietoa sinua koskevista tiedoista myös oikeus tietojesi oikaisuun. Sinulla on myös oikeus vaatia tietojesi poistamista ja niiden käsittelyn rajoittamista (estämistä) edellyttäen, että laissa ei ole toisin säädetty. Sinulla on niin ikään oikeus siirtää tiedot järjestelmästä. Jos käsittelemme henkilötietojasi suostumusperustaisesti, sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa tietojesi tulevaa käsittelyä koskeva suostumuksesi. Suostumuksen epääminen ei vaikuta nimesi siihen saakka tapahtuneen suostumusperustaisen keräämisen ja käsittelyn laillisuuteen eikä nimesi käsittelyn mihinkään muuhun oikeusperusteeseen (esim. laki tai oikeutettu etu). Jos olemme jo luovuttaneet tietojasi viranomaisille tai tuomioistuimille ja haluat käyttää oikeuttasi, sinun on otettava erikseen yhteyttä näihin viranomaisiin. Tarkistamme tarvittaessa henkilöllisyytesi ennen pyyntösi käsittelemistä.

Jos arvelet henkilötietojasi käsiteltävän tavalla, joka ei ole nykyisten säännösten mukaista, ilmoita siitä meille mahdollisimman pian. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle.

Jos haluat peruuttaa suostumuksesi (eikä vihjettäsi ole annettu anonyymisti) tai käyttää henkilötietoja koskevia oikeuksiasi, ota yhteyttä Scanian verkkolomakkeella.

Tietoja oikeudesta milloin tahansa vastustaa henkilötietojen käsittelyä yleisen tietosuoja-asetuksen 21 artiklan 4 kohdan ja 1 kohdan mukaisesti.

Sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jonka perusteena on oikeutettu etu tai yleisen edun mukainen tehtävä. Kohdan "Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö" yhteydenottolomakkeella voit vastustaa tietojesi käsittelyä ja ilmoittaa vastustuksesi perustelut.

Teemme arvion siitä, onko meillä velvollisuus poistaa tietosi vastustuksesi ja siihen liittyvien perusteluidesi johdosta. Huomaa, että henkilötietojesi käsittely voi jatkossakin olla tarpeen vastustuksestasi huolimatta. Näin on silloin, jos pakottavat oikeutetut perusteet syrjäyttävät etusi, oikeutesi ja vapautesi tai jos meidän on perusteltava, esitettävä tai puolustettava oikeusvaateita. Ilmoitamme sinulle arvioinnin tuloksista.