Datenschutz für Hinweisgeber (Whistleblower)

Datenschutz

Der Schutz der Persönlichkeitsrechte beim Verarbeiten personenbezogener Daten ist Scania wichtig. Wir verarbeiten personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU und in Übereinstimmung mit den nationalen gesetzlichen Bestimmungen.

Verantwortlicher und Kontaktstelle

Verantwortlich im Sinne des Datenschutzgesetzes für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Entgegennahme, Bewertung und Untersuchung von Hinweisen sind:

Scania CV AB

SE 151 87 Södertälje, Schweden

Im Falle möglicherweise schwerwiegender Verstöße gegen Rechtsvorschriften agiert Scania gemeinsam verantwortlich mit:

TRATON SE
Hanauer Str. 26
80992 München, Deutschland

Um das Datenschutz-Team von Scania zu kontaktieren oder Ihre Rechte als vom Datenschutz betroffene Person wahrzunehmen, verwenden Sie bitte das Kontaktformular.

Zweck
Scania verarbeitet persönliche Daten für folgenden Zwecke:
Auswerten und Behandeln von Hinweisen sowie Durchführen notwendiger Ermittlungen gegen von Hinweisen betroffenen Personen. Im Zusammenhang mit Hinweisen bei Bedarf Kommunikation mit Behörden und Gerichten, Kommunikation mit internationalen Rechtsanwälten und Wirtschaftsprüfern oder anderen von Scania oder TRATON SE beauftragten Ermittlungspersonen.

Keine Verpflichtung zur Angabe persönlicher Daten
Hinweis können ohne Angabe persönlicher Daten gegeben werden (anonyme Hinweise). Sie sind daher nicht verpflichtet, Ihre persönlichen Daten anzugeben.

Art der erhobenen personenbezogenen Daten
Bei Hinweisgabe erfassen wir die folgenden persönlichen Daten und Informationen:

• Falls Sie Ihre Identität preisgeben möchten (nicht anonymer Hinweis): Ihren Namen und/oder Ihre privaten Kontaktangaben sowie Ihre Identifizierungsdaten

• Ihre beruflichen Kontaktangaben und Angaben zu Ihrer beruflichen Organisation, sofern Sie diese preisgeben (nicht anonymer Hinweis), sowie bei Bedarf

• die Namen von Personen und andere persönliche Angaben zu in Ihrem Hinweis genannten Personen.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung personenbezogenen Daten ist durch folgende Rechtsgrundlage gerechtfertigt:

• Erheben, Verarbeiten und Weitergegen personenbezogener Daten von Personen, die in Hinweisen erwähnt werden. Für den Fall, dass Hinweisgeber nicht anonym bleiben möchten: Zur Wahrung der berechtigten Interessen, die von den Verantwortlichen oder Dritten verfolgt werden (DSGVO Artikel, 6 Absatz 1, Buchstabe f). Um Schäden und Haftungsrisiken von Scania abzuwenden, hat das Unternehmen das berechtigte Interesse, Rechtsverstöße und schwerwiegende Pflichtverletzungen von Mitarbeitern unternehmensweit effektiv und mit einem hohen Maß an Vertraulichkeit zu identifizieren, zu behandeln, zu beheben und zu sanktionieren.

• Die Weitergabe personenbezogener Daten im Falle nicht anonymer Hinweises an andere Empfänger: das Verarbeiten ist zum Erfüllen einer rechtlicher Verpflichtungen erforderlich (DSGVO Artikel 6, Absatz 1, Buchstabe c).

In bestimmten Fällen können Ihre persönlichen Daten an andere Empfänger übermittelt werden: In begründeten Einzelfällen, beim Bearbeiten von Hinweisen oder im Rahmen interner Untersuchungen kann es notwendig sein, Informationen an andere Mitarbeiter von Scania oder des TRATON Investigation Office weiterzugeben. Falls es Untersuchungen erfordern, dürfen Informationen an Tochtergesellschaften der TRATON GROUP in Ländern außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums weitergegeben werden. Grundlage dabei sind angemessene Datenschutzgarantien zum Schutz der Betroffenen (wie etwa Standard-Datenschutzklauseln der EU oder andere außergewöhnliche Ausnahmeregelungen gemäß Artikel 49 der DSGVO).

Im Falle entsprechender gesetzlicher Verpflichtungen oder falls Scania oder Dritte berechtigte Interessen an der Untersuchung der Informationen haben, sind weitere mögliche Empfängerkategorien: Strafverfolgungsbehörden, Kartellbehörden, andere Verwaltungsbehörden, Gerichte sowie von Scania oder TRATON SE beauftragte internationale Anwälte und Wirtschaftsprüfer.

In bestimmten Fällen ist Scania nach der Datenschutzgesetzgebung oder geltenden nationalen Rechtsvorschriften verpflichtet, Verdächtige über die gegen sie erhobenen Anschuldigungen zu informieren. Dies ist gesetzlich vorgeschrieben, sofern objektiv festgestellt werden kann, dass die Weitergabe von Informationen an Verdächtige keine nachteiligen Auswirkungen mehr auf die betreffende Untersuchung haben kann. Falls Sie Ihren Namen oder andere persönliche Daten preisgegeben haben (nicht anonymer Hinweis), wird Ihre Identität als Hinweisgeber, soweit dies rechtlich möglich ist, nicht offengelegt. Zudem werden Maßnahmen ergriffen, um sicherzustellen, dass keine Rückschlüsse auf Ihre Identität als Hinweisgeber gezogen werden können.

Personenbezogene Daten werden so lange gespeichert, wie es für die Zwecke der Untersuchung und der anschließenden Bewertung erforderlich ist. Darüber hinaus so lange, wie wir nach nationalen gesetzlichen, vertraglichen oder satzungsmäßigen Aufbewahrungsfristen zum Vorhalten verpflichtet sind. Für Scania wurden die folgenden Aufbewahrungsfristen übernommen:

1. Bei abgeschlossenen Fällen, die sich als unbegründet erwiesen, werden die Akten ein Jahr nach Abschluss des Falles gelöscht.
2. Bei als „sonstige Rechtsverstöße” untersuchten Fällen werden die Akten drei Jahre nach Abschluss des Falles gelöscht.
3. Bei als „ernsthafte Rechtsverstöße” untersuchten Fällen werden die Akten sieben Jahre nach Abschluss des Falles gelöscht.
4. Bei Fällen, die Dokumente zu Gerichtsverfahren enthalten, werden die Akten elf Jahre nach Abschluss der Gerichtsverfahren gelöscht.
   

Bei Vorliegen gesetzlicher Verpflichtungen werden die oben genannten Fristen angemessen verlängert.

Nach dem Bearbeiten des Berichts werden die Daten gemäß den nationalen gesetzlichen Bestimmungen gelöscht oder anonymisiert. Im Falle von Anonymisierung werden Bezüge auf die Identität des Hinweisgebers dauerhaft und unwiderruflich entfernt.

Neben dem Recht, über die Sie betreffenden Daten informiert zu werden, und dem Recht, Ihre Daten berichtigen zu lassen, haben Sie auch das Recht, die Löschung und die Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung) Ihrer Daten zu verlangen. Diesen Rechten dürfen allerdings keine gesetzlichen Bestimmungen entgegenstehen. Des Weiteren haben Sie das Recht auf Datenübertragbarkeit. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Ihr Widerruf berührt weder die Rechtmäßigkeit der bis dahin auf Ihrer Einwilligung beruhenden Erhebung und Verarbeitung Ihres Namens noch die Verarbeitung Ihres Namens auf einer anderen Rechtsgrundlage (wie etwa Gesetze oder berechtigte Interessen). Wenn wir Ihre Daten bereits an Behörden oder Gerichte weitergegeben haben, müssen Sie diese Behörden kontaktieren, um Ihre Rechte geltend zu machen. Bevor wir Ihre Anfrage bearbeiten können, müssen wir gegebenenfalls Ihre Identität verifizieren.

Falls Sie der Meinung sind, dass Ihre persönlichen Daten in einer Weise verarbeitet werden, die nicht den geltenden Vorschriften entspricht, melden Sie uns dies bitte so schnell wie möglich. Sie haben auch das Recht, Beschwerden bei der Datenschutzbehörde einzureichen.

Um Ihre Zustimmung zu widerrufen (im Falle eines nicht anonymen Hinweises) oder um Ihre Rechte in Bezug auf Ihre persönlichen Daten auszuüben, nutzen Sie bitte das Kontaktformular von Scania.

Angaben zum Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Artikel 21 (4) in Verbindung mit (1) der DSGVO jederzeit zu widersprechen.

Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten einzulegen, die wir mit berechtigtem Interesse oder Durchführung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse begründen. Um Widerspruch einzulegen und diesen zu begründen, verwenden Sie bitte das Kontaktformular im Bereich „Verantwortlicher und Kontaktstelle“.

Wir werden anhand der von Ihnen angegebenen Gründe prüfen, ob wir verpflichtet sind, Ihre Daten aufgrund Ihres Widerspruchs zu löschen. Bitte beachten Sie, dass die Weiterverarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten trotz Ihres Widerspruchs erforderlich sein kann. Dies ist der Fall, wenn zwingende rechtliche Gründe Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder wenn wir Rechtsansprüche begründen, ausüben oder verteidigen müssen. Wir werden Sie über das Ergebnis unserer Bewertung informieren.