Administração de Pessoal e Salários
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Realizar revisões salariais e revisões salariais dos funcionários
| · Idade e Género
· Organização profissional
· Dados de emprego
· Identificadores Pessoais
· Dados comportamentais e de desempenho
· Experiência profissional
· Dados financeiros
· Licenças, férias e horário de trabalho
· Filiação sindical
| Obrigação legal
| 10 anos após o pagamento do salário
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Gerir o processo principal de processamento salarial na Scania
| · Licenças, férias e horário de trabalho
· Dados financeiros
· Data de nascimento
· Morada de Residência
· Organização profissional
· Dados de emprego
· Identificadores Pessoais
· Filiação sindical
| Obrigação contratual
| 10 anos após o pagamento do salário
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Gerir o suporte ao sistema de processamento salarial
| · Licenças, férias e horário de trabalho
· Dados financeiros
· Idade e Data de Nascimento
· Morada de Residência
· Organização profissional
· Dados de emprego
· Identificadores Pessoais
· Filiação sindical
| Interesse legítimo
| 10 anos após o pagamento do salário
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Para realizar revisões anuais de remuneração
| · Idade e Género
· Organização profissional
· Dados financeiros
· Dados de emprego
· Identificadores Pessoais
· Dados comportamentais e de desempenho
· Experiência profissional
· Filiação sindical
| Interesse legítimo
| 10 anos após o aumento salarial
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Fornecer e gerir pensões e benefícios individuais
| · Idade, Data de Nascimento e Género
· Dados financeiros
· Dados de emprego
· Identificadores Pessoais
· Licenças, férias e horário de trabalho
| Interesse legítimo
| Máximo de 24 meses, exceto número de emprego e número PID, que são poupados durante o emprego.
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Fornecer e gerir pensões e benefícios individuais para executivos e expatriados
| · Dados financeiros
· Estado civil e nome do sócio
· Identificadores Pessoais
· Dados de emprego
· Género e Nacionalidade
· Morada de Residência
· Organização profissional
· Relatório de saúde
· Experiência profissional
| Obrigação contratual
| Até ao fim do emprego e desde que o seguro/pensão do indivíduo seja pago, incluindo pagamentos aos beneficiários
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Gerir a faturação e a reporte de pensões e benefícios
| · Dados financeiros
· Estado civil
· Dados de emprego
· Identificadores Pessoais
| Obrigação legal
| 10 anos após a morte do sujeito dos dados. Se houver beneficiários, os dados são guardados 10 anos após a morte dos beneficiários.
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Conceder e gerir bolsas de estudo
| · Dados de emprego
· Morada de Residência
· Organização profissional
· Dados comportamentais e de desempenho
· Experiência profissional
| Consentimento
| A candidatura está guardada durante dois meses. A decisão sobre a bolsa concedida fica guardada por dois anos.
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Para gerir o Scania Resultatbonus
| · Licenças, férias e horário de trabalho
· Identificadores Pessoais
· Morada de Residência
· Dados financeiros
| Interesse legítimo
| 10 anos desde o desembolso.
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Gerir recompensas para inventores
| · Identificadores Pessoais
· Identificadores Quase Pessoais como Data de Nascimento, Endereço Residencial e Organização Profissional
| Obrigação contratual
| 20 anos (vida útil da patente)
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Ambiente de trabalho e saúde
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Realizar exames médicos a funcionários e pessoas relacionadas para missões de expatriação
| · Alergias, doença identificada
· Incidentes de saúde
· Relatórios de saúde e relatórios médicos
· Exames de saúde
· Prescrições
· Data de nascimento
· Estado civil, nome do parceiro e nomes dos filhos
· Identificadores Pessoais
| Obrigação contratual
| 10 anos desde a última entrada no registo do paciente
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Filmar e fotografar para avaliações ergonómicas de risco
| · Dados ergonómicos
· Fotografias e vídeos
· Organização profissional
| Obrigação legal
| No máximo 3 meses ao fazer avaliações de risco. Os filmes usados nas formações são guardados enquanto a formação for utilizada
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Realizar exames médicos aos funcionários antes de viagens de negócios de curta duração
| · Alergias
· Doença identificada
· Atestados médicos
· Prescrições
· Data de nascimento
· Morada de Residência
· Organização profissional
· Identificadores Pessoais
| Interesse legítimo
| 10 anos desde a última entrada no registo do paciente
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Reportar, gerir e analisar incidentes de trabalho
| · Identificadores Pessoais
· Acidentes de trabalho, lesões, etc
· Fotografias
· Posição no local de trabalho
| Obrigação legal
| O tempo de retenção é definido para dados pessoais de acordo com a legislação local do ambiente de trabalho
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Avaliar a capacidade dos colaboradores para trabalhar e a sua saúde, de modo a tomar medidas de melhoria na área da saúde ocupacional.
| · Idade, Data de Nascimento e Género
· Morada de Residência
· Organização profissional
· Alergias
· Testes de drogas
· Dados ergonómicos
· Incidentes de saúde e acidentes de trabalho, lesões, etc
· Atestados médicos
· Prescrições
· Condições psicológicas e dados de aconselhamento psicológico
· Dados de reabilitação
· Descrição do corpo, altura, peso e outros dados descritivos do corpo
· Estado civil e nome do sócio
· Nomes dos filhos
· Identificadores Pessoais
· Fotografias
· Licenças, férias e horário de trabalho
| Interesse legítimo
| 10 anos desde a última entrada no registo do paciente
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Realizar novos exames de saúde no emprego para investigar se existem obstáculos médicos para desempenhar o cargo a que o candidato se candidatou
| · Identificadores Pessoais
· Educação e Competências
· Idade, Data de Nascimento e Género
· Morada de Residência
· Testes de drogas e testes de saúde
· Doença identificada
· Prescrições
· Altura e Peso
| Interesse legítimo
| Nome, endereço de e-mail, departamento e gestor são guardados durante um ano. Os dados médicos são mantidos 10 anos a partir da última entrada no registo do paciente.
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Realizar testes aleatórios de drogas aos colaboradores e oferecer ajuda para ultrapassar dependências
| · Data de nascimento
· Organização profissional
· Testes de drogas
· Identificador Pessoal
| Interesse legítimo
| Máximo 10 anos após a última entrada no registo do paciente em caso de teste positivo. Máximo 6 meses em caso de teste negativo
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Planeamento e seguimento
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Construir e manter um inventário de competências para apoiar o planeamento estratégico da força de trabalho dentro do Grupo Scania
| · Educação e Competências
· Identificadores Pessoais
· Dados comportamentais e de desempenho
· Experiência profissional
· Organização profissional
| Interesse legítimo
| Máximo de 10 anos ou de acordo com a legislação local
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Permitir o planeamento de carreira e as avaliações de competências para identificar lacunas de competências e competências através da comparação entre funções atuais e futuras
| · Educação e Competências
· Dados de emprego
· Identificadores Pessoais
· Dados comportamentais e de desempenho
· Experiência profissional
· Organização profissional
| Interesse legítimo
| 60 meses após o término do emprego ou de acordo com os requisitos legais locais
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Para realizar o Barómetro de Satisfação dos Colaboradores e outros inquéritos
| · Idade, Data de Nascimento e Género
· Organização profissional
· Identificadores Pessoais
· Dados de emprego
· Educação e Competências
· Experiência profissional
| Interesse legítimo
| Para o Barómetro de Satisfação dos Colaboradores até que os dados sejam agregados e anonimizados, antes de reportar. Para outros inquéritos, até que os inquéritos sejam atualizados e relançados, no máximo 10 anos
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Realizar estatísticas relacionadas com RH para acompanhamento e servir de base para decisões relacionadas com RH
| · Licenças, férias e horário de trabalho
· Dados financeiros
· Dados de emprego
· Identificadores Pessoais
· Idade, Data de Nascimento e Género
· Organização profissional
· Educação e Competências
· Acidentes de saúde e trabalho, lesões, etc
· Dados de reabilitação
· Experiência profissional
· Dados comportamentais e de desempenho
· Dados de utilização de TI
· Estado civil
| Interesse legítimo
| Sempre que possível, os dados pessoais são agregados e anonimizados antes de serem reportados. Os dados exportados do sistema de origem externa são retidos por um máximo de 60 dias após a conclusão do projeto.
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Realizar análises na área de RH para formar a base das decisões relacionadas com RH
| · Licenças, férias e horário de trabalho
· Idade, Data de Nascimento, Género e Nacionalidade
· Morada de Residência
· Organização profissional
· Dados financeiros
· Educação e Competências
· Dados de utilização de TI
· Dados de emprego
· Identificadores Pessoais
· Dados comportamentais e de desempenho
· Experiência profissional
· Reabilitação
· Acidentes de trabalho, lesões, etc
· Passagem das instalações da Scania
| Interesse legítimo
| Regra geral, os dados são guardados cerca de 3 meses após a produção das análises solicitadas.
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Identificar e desenvolver talentos cruzados
| · Identificadores Pessoais
· Educação e Competências
· Dados de utilização de TI
· Dados comportamentais e de desempenho
| Interesse legítimo
| Máximo de 2 anos após o fim do processo
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Para permitir o planeamento e gestão da sucessão
| · Idade, Género e Nacionalidade
· Organização profissional
· Dados de emprego
· Educação e Competências
· Identificadores Pessoais
· Dados comportamentais e de desempenho
· Profissão e experiência profissional
· Gravações de vídeo e voz
| Interesse legítimo
| Máximo de 60 meses após o término do emprego ou conforme os requisitos legais locais
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Aprendizagem e Desenvolvimento
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Para permitir que os colaboradores partilhem certificados digitais
| · Identificadores Pessoais
· Educação e Competências
| Interesse legítimo
| Desde que o funcionário utilize o serviço
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Realizar avaliações de desempenho dos colaboradores
| · Identificadores Pessoais
· Dados comportamentais e de desempenho
· Educação e Competências
· Licenças, férias e horário de trabalho
· Experiência profissional
· Dados de emprego
· Género
· Organização profissional
· Dados de utilização de TI
| Interesse legítimo
| 2 anos após a avaliação, a menos que o fim do emprego seja o primeiro.
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Permitir que os colaboradores partilhem atividades de aprendizagem e sigam outros em plataformas de aprendizagem
| · Educação e Competências
· Identificadores Pessoais
· Fotografias
| Interesse legítimo
| Máximo de 10 anos
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Gerir e coordenar as atividades de formação
| · Preferências alimentares
· Educação e Competências
· Tamanho de roupa e sapatos
· Dados de emprego
· Identificadores Pessoais
· Experiência profissional
· Organização profissional
· Educação e Competências
· Testes de saúde (membros da prevenção interna de incêndios)
| Interesse legítimo
| Máximo de 10 anos
Para os membros da prevenção interna de incêndios, os dados pessoais são guardados desde que a pessoa mantenha o cargo
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Implementar e avaliar atividades de formação
| · Dados de navegação web
· Identificadores Pessoais
· Monitorização, Gravações e Imagens
· Dados de utilização de TI
· Organização profissional
| Interesse legítimo
| Máximo de 1 ano
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Criar e acompanhar planos de desenvolvimento para os colaboradores
| · Educação e Competências
· Identificadores Pessoais
· Dados comportamentais e de desempenho
· Dados de emprego
· Experiência profissional
· Organização profissional
| Interesse legítimo
| Um ano após o fim do emprego
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Formar futuros líderes e reforçar a sua rede de contactos
| · Preferências alimentares
· Data de nascimento e nacionalidade
· Morada de Residência
· Organização profissional
· Número de vestuário e sapatos
· Identificadores Pessoais
· Dados de emprego
· Educação e Competências
· Dados comportamentais e de desempenho
· Fotografias
· Experiência profissional
| Interesse legítimo
| Fim do emprego
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Gestão de Viagens e Expatriação
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Gerir o processo de expatriação para empregados e pessoas relacionadas
| · Licenças, férias e horário de trabalho
· Idade, Data de Nascimento, Género e Nacionalidade
· Morada de Residência
· Dados financeiros
· Educação e Competências
· Contactos de emergência
· Estado civil e nome do sócio
· Educação e Competências
· Atestados médicos
· Identificadores Pessoais
· Experiência profissional
· Cidadania
· Dados familiares
| Contrato
| Máximo de 10 anos
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Gerir as despesas de viagem e o processo de despesas
| · Preferências alimentares
· Acidentes de trabalho, lesões, etc
· Data de Nascimento, Género e Nacionalidade
· Morada de Residência
· Organização profissional
· Dados financeiros
· Identificadores Pessoais
· Dados de emprego
· Dados de posição
| Interesse legítimo
| 7 anos no total
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Gerir o planeamento de viagens, antes, durante e depois de viajar
| · Nome
· Endereço de e-mail
· Número de telefone
| Interesse legítimo
| Quando o viajante regressa a casa, os dados pessoais são guardados pelo tempo necessário para um possível rastreio de infeções.
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Realizar análises sobre padrões de viagem
| · Identificadores Pessoais
· Organização profissional
| Interesse legítimo
| Máximo de 5 anos
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Outros processamentos
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Para gerir a conformidade, por exemplo, helpdesk de conformidade, conformidade com as Políticas do Grupo Scania
| · Identificadores Pessoais
· Organização profissional
· Profissão
· Gravação de vídeo e voz
· Tempos de login
| Interesse legítimo
| Até que o risco seja mitigado ou a deficiência seja resolvida
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Gerir Acordos de Processamento de Dados e Armazenamento
| · Registo de atividade,
· Identificadores Pessoais
· Dados relacionados com a posição
· Experiência Profissional
· Organização Profissional
| Interesse legítimo
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Conformidade com a Proteção de Dados
| · Identificadores Pessoais
· Organização profissional
| Obrigação legal
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Gerir processos internos de risco
| · Identificadores Pessoais
· Organização profissional
· Profissão
| Obrigação legal
| Os dados são revistos e eliminados uma vez por ano
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Garantir a gestão do conselho e a colaboração documental
| · Identificadores Pessoais
· Data de nascimento
· Endereço IP
| Interesse legítimo
| Os dados serão apagados quando saírem do quadro
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Seguir os processos e rotinas de segurança em caso de emergência
| · Identificadores Pessoais
· Dados de emprego
· Organização profissional
· Nome e informações de contacto do contacto de emergência
· Cidadania
· Nacionalidade
| Interesse legítimo ou proteção do seu interesse vital.
| De acordo com as normas locais de segurança no trabalho.
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Para proteger os nossos colaboradores e os bens da empresa
| · Identificadores Pessoais
· Dados de emprego
· Organização profissional
· Fotografias
· Dados de utilização de TI
· Dados de navegação web
· Controlo de passagem das instalações da Scania
· Dados das câmaras de vigilância, como vídeos e Phots, incluindo número de identidade do veículo, género, descrição corporal, etnia, reconhecimento facial, etc. Data de nascimento
· Organização profissional
| Interesse legítimo
| Para controlo de passagem um ano e para vigilância de câmara 30 dias
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Gerir ameaças contra funcionários
| · Identificadores pessoais
· Identificadores Quase Pessoais como Data de Nascimento, Género, Morada Residencial e Organização Profissional
· Dados de posição
· Profissão
· Turnos/horas de trabalho
· Dados descritivos do corpo
· Dados sociais e familiares
· Transmissão de voz
| Consentimento
| Máximo de 5 anos desde a recolha
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Transferir dados pessoais externamente, de modo a identificá-lo como funcionário da Scania e permitir-lhe desempenhar as suas funções profissionais
| · Identificadores Pessoais
· Dados de emprego
· Organização profissional
· Fotografias, filmes e áudio
| Interesse legítimo
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Analisar, melhorar e desenvolver produtos e serviços existentes e novos
| · Identificadores Pessoais
· Dados de emprego
· Cidadania
· Organização profissional
· Dados de utilização de TI
·
·
| Interesse legítimo/obrigção contratual
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Gerir documentos de patentes
| · Identificadores Pessoais
· Data de nascimento
| Consentimento
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Para lhe fornecer as informações solicitadas e atualizações relevantes
| · Identificadores Pessoais
| Interesse legítimo
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Cumprir as licenças de programas open-source
| · Identificadores Pessoais dos Colaboradores
| Interesse legítimo
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Para realizar auditoria
| · Identificadores Pessoais
· Organização profissional
· Dados de posição
· Profissão
· Turnos/horas de trabalho
· Educação e Competências
· Transmissão de vídeo e voz
· Fotografias
· Categoria de pessoal (colarinho azul/branco)
· Dados relacionados com horas de trabalho
· Avaliação de desempenho
| Interesse legítimo
| 10 anos
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Poder responder a perguntas de autoridades ou outras instituições, como a Agência Sueca de Seguro Social, a Autoridade de Execução, bancos, AFA, Polícia, heranças, etc.
| · Licenças, férias e horário de trabalho
· Dados financeiros
· Dados de emprego
· Identificadores Pessoais
· Dados de posição
· Experiência profissional
· Organização profissional
| Interesse legítimo
| Até que a pergunta seja respondida
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Rescisão do contrato de trabalho
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Apoiar os Recursos Humanos e os gestores com aconselhamento jurídico relativamente à cessação de empregos , garantindo o cumprimento da legislação laboral em casos individuais.
| · Idade
· Organização profissional
· Dados financeiros
· Identificadores Pessoais
· Filiação sindical
| Obrigação legal
| Até dois anos após o fim dos processos de rescisão
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Para os colaboradores externos, garantindo uma boa saída e uma transferência estruturada de conhecimento
| · Identificadores Pessoais
· Dados de emprego
· Organização profissional
| Interesse legítimo
| Os dados sobre o desembarque são mantidos até que as tarefas de desembarque sejam concluídas e o emprego terminado.
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Gerir despedimentos de acordo com os requisitos legais e processos comuns
| · Idade e Data de Nascimento
· Organização profissional
· Educação e Competências
· Dados de emprego
· Identificadores Pessoais
· Licenças, férias e horário de trabalho
· Experiência profissional
· Dados comportamentais e de desempenho
· Dados financeiros
· Filiação sindical
| Obrigação legal
| No máximo 2 anos a contar do fim do emprego. Os dados sobre o tempo de emprego são mantidos até atingir a idade de reformaestá
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