Databeskyttelse for whistleblowere

Databeskyttelse

Beskyttelsen af dine privatlivsrettigheder i forbindelse med behandlingen af personoplysninger er vigtig for Scania. Vi behandler personoplysninger i overensstemmelse med bestemmelserne i EU's Generelle Databeskyttelsesforordning (GDPR) og i overensstemmelse med nationale lovbestemmelser.

Dataansvarlig og kontaktperson

Den ansvarlige for databehandling i henhold til databeskyttelsesloven med hensyn til modtagelse, vurdering og undersøgelse af indberetningen:

Scania CV AB

SE-151 87 Södertälje, Sweden

I tilfælde af alvorlige overtrædelser af regulativer fungerer Scania som fælles dataansvarlig sammen med:

TRATON SE
Hanauer Str. 26
80992 Munich, Germany

For at kontakte Scanias databeskyttelsesteam eller udøve dine rettigheder som registreret, bedes du benytte denne kontaktformular.

Formål
Scania behandler din data med følgende formål:
At vurdere og behandle din indberetning samt udføre de nødvendige undersøgelser vedrørende de involverede personer, og om nødvendigt kommunikere med myndigheder og domstole i forbindelse med din indberetning, samt samarbejde med internationale advokater, revisorer eller andre undersøgende personer beskæftiget af Scania eller TRATON SE i forbindelse med undersøgelser.

Ingen forpligtelse til at dele dine personlige oplysninger
Du kan indsende en rapport uden at videregive dine personlige oplysninger (anonym indberetning). Du er derfor ikke forpligtet til at dele dine personlige oplysninger.

Type af indsamlede personoplysninger
Vi indsamler følgende personoplysninger og information, når du indsender en rapport:

• Dit navn og/eller private kontakt- og identifikationsoplysninger, hvis du vælger at dele din identitet (ikke-anonym indberetning).

• Dine professionelle kontaktoplysninger og (professionelle) organisationsoplysninger, hvis du vælger at oplyse dem (ikke-anonym indberetning), hvor det er relevant.

• Navne på personer og andre personlige oplysninger om de personer, der nævnes i din rapport.

Juridisk grundlag

Behandlingen af dine personoplysninger er berettiget ud fra følgende juridiske grundlag:

• Indsamling, behandling og videregivelse af personoplysninger om de personer, der er inkluderet i din rapport, og i tilfælde af, at whistlebloweren vælger ikke at være anonym: Dette sker med henblik på at beskytte de legitime interesser, som den dataansvarlige eller en tredjepart forfølger (jævnfør punkt (f) i artikel 6, stk. 1 i GDPR). Det er i Scanias legitime interesse at identificere, behandle, rette og sanktionere overtrædelser af loven samt alvorlige pligtforsømmelser begået af medarbejdere i hele virksomheden på en effektiv måde, samtidig med at der opretholdes en høj grad af fortrolighed for at undgå skade og ansvarsrisici for Scania.

• Videregivelse af personoplysninger i tilfælde af en ikke-anonym rapport til andre modtagere: Behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse (jævnfør punkt (c) i artikel 6, stk. 1 i GDPR).

I visse tilfælde kan dine personoplysninger blive videregivet til andre modtagere. Dette kan forekomme i velbegrundede individuelle tilfælde, mens en rapport behandles, eller som en del af en intern undersøgelse. Det kan blive nødvendigt at dele oplysninger med andre medarbejdere i Scania eller TRATON Investigation Office. Hvis det er påkrævet som led i undersøgelsen, kan oplysninger også deles med datterselskaber i TRATON GROUP, der er placeret i lande uden for Den Europæiske Union eller Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde. Dette vil altid ske med passende databeskyttelsesforanstaltninger for at beskytte de involverede parter, såsom anvendelse af EU-standardbestemmelser om databeskyttelse eller andre særlige undtagelser i henhold til artikel 49 i GDPR.

Derudover, hvis det er nødvendigt for at efterforske oplysningerne, kan de også deles med retshåndhævende myndigheder, konkurrencemyndigheder, andre administrative myndigheder, domstole samt internationale advokater og revisorer, der er beskæftiget af Scania eller TRATON SE.

I visse tilfælde er Scania juridisk forpligtet i henhold til databeskyttelseslovgivningen eller gældende national lovgivning til at underrette de mistænkte om anklagerne rejst mod dem. Dette er en nødvendig juridisk procedure, især når det kan fastslås med objektive kriterier, at videregivelse af oplysninger til den mistænkte ikke længere vil have en negativ indvirkning på den igangværende undersøgelse. Det skal bemærkes, at hvis du har afgivet dit navn eller andre personlige oplysninger (i tilfælde af en ikke-anonym indberetning), vil din status som whistleblower ikke blive afsløret i det omfang, det er juridisk muligt. Der vil også blive iværksat yderligere foranstaltninger for at forhindre, at der drages konklusioner om din identitet som whistleblower.

Personoplysninger opbevares så længe, som det er nødvendigt for formålet med undersøgelsen og den efterfølgende vurdering samt i overensstemmelse med de nationale lovkrav, kontraktlige forpligtelser eller lovgivningsmæssige opbevaringsperioder. Følgende opbevaringsperioder gælder for Scania:

1. For sager, der er afsluttet som grundløse, slettes sagens dokumenter efter et år fra sagens afslutning.
2. For sager, der undersøges som "Andre reguleringsmæssige overtrædelser," slettes sagens dokumenter efter tre år fra sagens afslutning.
3. For sager, der undersøges som "Alvorlige reguleringsmæssige overtrædelser," slettes sagens dokumenter efter syv år fra sagens afslutning.
4. For sager, der indeholder dokumenter vedrørende retssager, slettes sagens dokumenter efter elleve år efter afslutningen af den juridiske proces.
   

Såfremt der er en juridisk forpligtelse, kan de ovennævnte tidsrammer forlænges inden for rimelige grænser.

Når rapporten er blevet behandlet, slettes eller anonymiseres data i overensstemmelse med nationale juridiske krav. Ved anonymisering fjernes henvisningen til din identitet som whistleblower permanent og uigenkaldeligt.

Ud over din ret til at blive informeret om de data, der vedrører dig, og din ret til at få rettet dine data, har du også ret til at kræve sletning og begrænsning af behandlingen (blokering) af dine data, medmindre der foreligger lovmæssige bestemmelser, der er i modstrid hermed. Derudover har du ret til dataportabilitet. Hvis vi behandler dine persondata på grundlag af dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke når som helst med fremtidig virkning. Din tilbagekaldelse påvirker ikke lovligheden af indsamlingen og behandlingen af dit navn baseret på dit samtykke indtil da, og det påvirker heller ikke behandlingen af dit navn på anden lovlig grundlag (f.eks. lov eller legitime interesser). Hvis vi allerede har videregivet dine data til myndigheder eller domstole, skal du kontakte disse myndigheder for at udøve dine rettigheder. Vi kan være nødt til at bekræfte din identitet, før vi kan behandle din anmodning.

Hvis du mener, at dine persondata behandles på en måde, der ikke er i overensstemmelse med gældende regler, bedes du rapportere det til os hurtigst muligt. Du har også ret til at indgive en klage til Datatilsynet.

For at tilbagekalde dit samtykke (i tilfælde af en rapport, der ikke er anonym) eller for at udøve dine rettigheder vedrørende dine persondata, bedes du benytte Scanias Kontaktformular.

Information om retten til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine persondata til enhver tid i henhold til artikel 21, stk. 4, i forbindelse med stk. 1 i GDPR.

Du har ret til at gøre indsigelse til enhver tid mod behandling af persondata, som vi baserer på legitime interesser eller opgaver udført i offentlighedens interesse. Benyt venligst kontaktformularen under "Dataansvarlig og kontaktperson" for at fremsætte en indsigelse og begrunde den.

Vi vil vurdere, om vi er forpligtet til at slette dine data som følge af din indsigelse på grundlag af de årsager, du har angivet. Bemærk, at yderligere behandling af dine persondata kan være nødvendig på trods af din indsigelse. Dette er tilfældet, hvis tungtvejende legitime grunde tilsidesætter dine interesser, rettigheder og friheder, eller hvis vi er nødt til at fastslå, udøve eller forsvare juridiske krav. Du vil blive informeret om resultatet af vores vurdering.