Sekreterare – många roller i en

Den klassiska uppfattningen om sekreteraren som en person som svarar i telefon och har koll på chefens kalender stämmer bara till viss del överens med dagens yrkesroll.

– Arbetsuppgifterna har ändrats mycket de senaste åren, säger Maria Magri Aparecida, som assisterar Per-Olov Svedlund i hans roll som chef för Scania Latin America. Vi har fått andra verktyg nu som hjälper oss att vara effektiva i att utföra arbetsuppgifterna och många gånger gäller det att fatta snabba beslut.

Claudia Gassen, VD-sekreterare vid Business Unit Scania Deutschland Österreich håller med.

– Idag omfattar rollen så mycket mer. Vi är lite av ambassadörer som planerar och knyter ihop kontakter.

Specialkunskaper inom till exempel ekonomi kan göra att sekreterarens uppgifter delvis är samma uppgifter som för en controller, liksom att ett intresse för kommunikation kan innebära ett större ansvar i kontakten med huvudkontoret eller marknaden. HR är ett annat område där sekreteraren kan vara involverad i vissa arbetsuppgifter.

Betydelsefullt med nätverk

Nätverket för VD-sekreterare inom Scaniavärlden är betydelsefullt. Flera av sekreterarna ute i Europa, Asien, Afrika och Sydamerika är många gånger ensamma i sin roll och uppskattar möjligheten att träffa andra och diskutera olika frågeställningar.

– Det är viktigt att veta hur man tänker i Södertälje, få förstahandsinformation och att reflektera över var vi ska som företag. Hur kan vi hjälpa till med kommunikation om planen för framtiden? säger Claudia Gassen. 

Eva Skeppström är sekreterare till VD Henrik Henriksson och en av initiativtagarna till att samla kollegorna, vilket görs ungefär var tredje år.

– Det är nyttigt att nätverka och få en inblick i andras arbetssituation. Det tjänar också som inspiration – hur hanterar man olika komplexa frågeställningar inom andra kulturer?

Just kulturella skillnader vet Maria Magri Aparecida det mesta om. Trots att hon jobbar på Scania Latin America var det många år sedan hon hade en brasiliansk chef.

– Jag började på Scania 1977 och byter chef var tredje till femte år, många har varit svenskar.

Även Claudia Gassen har haft flera svenska chefer. Hon är bekant med kulturen och pratar flytande svenska efter att ha bott i Malmö en period – dessutom behärskar hon förutom sitt tyska modersmål också franska, engelska och spanska.

– I min roll är det värdefullt att ha kunskaper om både den tyska och svenska kulturen. De tyska chefer som jag har haft är väldigt tydliga och raka medan svenskarna inbjuder till mer diskussion.

Vad var det som lockade med sekreterarrollen?

För Claudia Gassens del var det ett medvetet val. Hon gick en Management Assistant- utbildning som förutom språk även lade vikt vid ledningspsykologi. Maria Magri Aparecida hamnade i rollen mest av en slump.

– Jag har en examen i matematik från universitetet och skulle egentligen bli lärare i matematik. Men av en händelse provade jag jobbet som sekreterare, gillade det och fortsatte!