Protezione dei dati per coloro che effettuano segnalazioni

Protezione dei dati

La protezione dei diritti alla privacy nell'ambito del trattamento dei dati personali è un elemento di fondamentale importanza per Scania. Trattiamo i dati personali dati in conformità alle disposizioni del Regolamento generale sulla protezione dati (GDPR) dell'UE e alle normative giuridiche di carattere nazionale.

Titolare del trattamento e riferimento

Il titolare del trattamento, secondo quanto definito dalla legge sulla protezione dei dati, in relazione al trattamento dei dati correlato alla ricezione, alla valutazione e alle indagini per la segnalazione è:

Scania CV AB

SE-151 87 Södertälje, Svezia

Nell'eventualità di possibili gravi violazioni alle normative, Scania agirà in qualità di titolare congiunto con:

TRATON SE
Hanauer Str. 26
80992 Monaco, Germania

Per contattare il team di protezione dei dati di Scania o per esercitare i diritti dell'interessato, utilizzare il Modulo di contatto.

Finalità
Scania tratta i dati dell'interessato per le seguenti finalità:
La valutazione e l'elaborazione della segnalazione e la conduzione delle indagini necessarie nei confronti della persona o delle persone interessate coinvolte e, laddove applicabile, la comunicazione con le autorità e i tribunali in relazione alla segnalazione, la comunicazione con i legali e i revisori internazionali o altre persone incaricate delle indagini e incaricate da Scania o TRATON SE.

Nessun obbligo di fornire i propri dati personali
È possibile inviare una segnalazione senza comunicare i propri dati personali (segnalazione anonima). Non esiste pertanto alcun obbligo di fornire i propri dati personali.

Tipologia dei dati personali raccolti
Raccoglieremo i seguenti dati e informazioni personali nel momento in cui viene inviata una segnalazione:

• nome e cognome e/o contatto privato e dati identificativi, qualora il soggetto riveli la propria identità (segnalazione non anonima, con il proprio nome)

• contatto professionale e dati sull'organizzazione (professionale), qualora il soggetto li abbia divulgati (segnalazione non anonima) e, laddove applicabile,

• nomi e cognomi delle persone e gli altri dati personali delle persone menzionate all'interno della segnalazione.

Base giuridica

Il trattamento dei dati personali è giustificato dalla seguente base giuridica:

• La raccolta, il trattamento e la divulgazione dei dati personali dei soggetti coinvolti nella segnalazione e nel caso in cui la persona che effettua la segnalazione scelga di non rimanere anonima: al fine di salvaguardare i legittimi interessi del titolare del trattamento dei dati o di un soggetto terzo (articolo 6(1)f), del GDPR). È un legittimo interesse di Scania quello di identificare, trattare, correggere e sanzionare le violazioni della legge e le gravi violazioni dei doveri dei dipendenti in tutta l'Azienda in maniera efficace e con elevati livelli di riservatezza, al fine di scongiurare danni e rischi di responsabilità per Scania.

• Comunicazione dei dati personali in caso di segnalazione non anonima ad altri destinatari: il trattamento è indispensabile per ottemperare a un obbligo di legge (articolo 6(1)c del GDPR).

In determinati casi, i dati personali potranno essere trasmessi ad altri destinatari: in alcuni casi individuali, durante la gestione di una segnalazione o nell'ambito di indagini interne, potrà essere necessario condividere informazioni con altri dipendenti dell'Ufficio indagini di Scania o TRATON. Se le indagini lo richiedono, le informazioni potranno essere condivise con le controllate del GRUPPO TRATON in un Paese al di fuori dell'Unione Europea o dello Spazio Economico Europeo, in base ad opportune garanzie di protezione dei dati, volte a tutelare gli interessati (ad esempio, clausole di protezione dei dati standard dell'UE o altre deroghe eccezionali ai sensi dell'articolo 49 del GDPR).

Qualora sussista un obbligo legale in tal senso o qualora Scania o terzi abbiano un legittimo interesse ad approfondire le indagini sulle informazioni, altre possibili categorie di destinatari sono rappresentate da autorità penali, autorità anticorruzione, altre autorità amministrative, tribunali, nonché avvocati e revisori internazionali incaricati da Scania o TRATON SE.

In alcuni casi, Scania è tenuta, in base alla normativa sulla protezione dei dati o alle leggi nazionali applicabili, a informare le persone indagate delle accuse mosse nei loro confronti. Si tratta di un requisito legale nei casi in cui sia possibile stabilire in modo obiettivo che la divulgazione di informazioni alla persona sottoposta a indagini non possa più avere un effetto negativo sull'indagine in corso. Qualora la persona che ha effettuato la segnalazione abbia rivelato il proprio nome o altri dati personali (segnalazione non anonima), la sua identità non sarà rivelata, per quanto possibile dal punto di vista legale, e saranno inoltre adottate delle misure volte a garantire che non sia possibile trarre conclusioni sull'identità dell'autore della segnalazione.

I dati personali saranno conservati per tutto il tempo necessario agli scopi delle indagini sperimentali e della successiva valutazione e per tutto il periodo di tempo per il quale abbiamo l'obbligo di conservarli in base alle leggi nazionali, ai contratti o ai periodi di conservazione previsti dalla legge. In Scania vengono adottati i periodi di conservazione che seguono:

1. Per quanto riguarda i casi archiviati per mancanza di riscontro, i file verranno eliminati un anno dopo la chiusura del caso;
2. Per quanto riguarda i casi sottoposti a indagini come "Altre violazioni alle normative", i relativi file verranno eliminati tre anni dopo la chiusura del caso;
3. Per quanto riguarda i casi sottoposti a indagini come "Gravi violazioni alle normative", i relativi file verranno eliminati sette anni dopo la chiusura del caso; e
4. Per quanto riguarda i casi che contengono documenti riguardanti procedure legali, i file verranno eliminati undici anni dopo la fine della procedura legale.
   

In caso di obbligo giuridico, le tempistiche di cui sopra potranno essere ragionevolmente estese.

Una volta che la segnalazione è stata gestita, i dati verranno cancellati o resi anonimi in conformità ai requisiti giuridici nazionali. In caso di anonimizzazione, il riferimento all'identità dell'autore della segnalazione verrà rimosso in maniera permanente e irreversibile.

Unitamente al diritto di essere informati sui dati personali che riguardano gli interessati e al diritto di farli rettificare, è previsto anche il diritto di richiedere la cancellazione e la limitazione del trattamento (blocco) dei propri dati, nella misura in cui non sussistano disposizioni di legge contrarie. Inoltre, è previsto il diritto alla portabilità dei dati. Se trattiamo i dati personali dell'interessato sulla base del suo consenso, questi ha il diritto di revocare il proprio consenso in qualsiasi momento con effetto immediato per il futuro. La revoca non pregiudica la liceità della raccolta e del trattamento del nome in base al consenso espresso fino a tale momento, né influisce sul suo trattamento in relazione a qualsiasi altra base giuridica (ad esempio legale o per legittimo interesse). Qualora i dati siano già stati divulgati alle autorità o ai tribunali, sarà necessario contattarli direttamente per esercitare i propri diritti. Laddove necessario, saremo tenuti a verificare l'identità prima di poter gestire la richiesta.

Qualora si ritenga che i propri dati personali siano stati trattati in maniera non conforme alla legislazione vigente, è necessario segnalarcelo quanto prima. L'interessato ha inoltre il diritto di presentare un reclamo all'Autorità di protezione dei dati.

Per revocare il proprio consenso (nel caso di segnalazioni non anonime) o per esercitare i propri diritti relativi ai dati personali, è possibile utilizzare il Modulo di contatto di Scania.

Informazioni sul diritto di obiezione al trattamento dei dati personali in qualsiasi momento ai sensi dell'articolo 21(4), in combinato disposto con il paragrafo 1 del GDPR.

L'interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei propri dati personali basato su un legittimo interesse o un'attività svolta nell'interesse pubblico. Utilizzare il modulo di contatto fornito nella sezione "Titolare del trattamento e riferimento" per formulare obiezioni e indicarne i motivi.

Valuteremo se siamo tenuti a eliminare i dati a causa dell'obiezione dell'interessato sulla base delle motivazioni fornite. Si tenga presente che un ulteriore trattamento dei dati personali potrebbe essere necessario nonostante l'obiezione espressa. Ciò avviene se esistono motivazioni legittime e impellenti che prevalgono sui propri interessi, diritti e libertà o se dobbiamo stabilire, esercitare o difendere delle rivendicazioni di carattere giuridico. Informeremo coloro che effettuano una segnalazione sugli esiti della nostra valutazione.